COMPLIANCE,
Für einen großen Teil österreichischer Unternehmen – aufgrund der hierzulande kleinteiligen Unternehmensstruktur – jährt sich also die Einführung der hauseigenen Whistleblowing-Kanäle zum ersten Mal, sofern man von der Umsetzung um den Stichtag ausgeht.
Das HSchG, HinweisgeberInnenschutzgesetz, geht bekanntlich auf die Whistleblower-Richtlinie 2019/1937 des europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zurück. Der letztgenannte EU-Rechtsakt trat am 16. Dezember 2019 in Kraft. Fünf Jahre danach ist es an der Zeit für einen Rückblick auf die innerbetriebliche Umsetzung des „neuen“ Rechtsbereiches – aus unserer Perspektive als Unternehmensberater.
Interne Meldestellen stellen eine Alternative zu (ohnehin bestehenden) behördlichen „externen“ Meldestellen dar. Sie bieten eine Chance für Ihr Unternehmen, Vorfälle (zunächst) intern aufzuarbeiten.
Während die Identität des Hinweisgebers (und in der Meldung erwähnter Dritter) in jedem Fall zwingend vertraulich zu behandeln ist, stellt Anonymität des Meldenden eine besonders gelungene Umsetzung dar.
Die Möglichkeit, als Whistleblower anonym zu bleiben, führt vermutlich zu einer vermehrten Meldung und Aufdeckung von Compliance-Verstößen. Um dieses Ziel zu erreichen, braucht es einerseits eine Software zur Anonymisierung von Nachrichten wie unser EQS Compliance Cockpit (ehem. Integrity Line). Andererseits muss die Nutzung durch den Anwender (Whistleblower) auch ohne die willkürliche Angabe von Personendaten erfolgen.
Es gilt als empfehlenswert, eine Whistleblowing-Arbeitsrichtlinie zu erstellen, welche die (gegebenenfalls) anonyme Nutzung beschreibt. Dabei ist zu bedenken, dass nicht nur der Name einer natürlichen Person jene identifizierbar macht. Beispielsweise führt auch die Angabe der Abteilung - insbesondere bei kleiner Gruppengröße - zur Möglichkeit einer Identifizierung.
Aufgrund des möglichen Vorliegens von Personendaten steht ein Eintrag in Ihrem Verzeichnis von Daten-Verarbeitungen außer Frage. Bei Einrichtung eines konzernweiten Meldewesens drängt sich ein Vertrag zur gemeinsamen Verantwortlichkeit auf. Ihr Meldewesen hat jegliche DSGVO-Vorgaben zu berücksichtigen!
Wesentlich ist die unternehmenspolitische Entscheidung, ob Ihr interner Meldekanal nur die vorgeschriebenen EU-Rechtsnormen/-Verstöße zur Meldung zulässt. Schließlich könnte die Geschäftsführung die Meldung jeglicher Zuwiderhandlungen gegen öffentliches Recht erlauben. Dies hat den Vorteil, dass ein Whistleblower keine rechtliche Vorbeurteilung leisten muss. Weiters kommen auch innerbetriebliche Normen (Verhaltenskodex, Arbeitsrichtlinien) als Gegenstand von Meldungen in Frage.
Schließlich könnte ein anonymer Meldekanal noch viel umfassender genutzt werden, etwa für (dem Unternehmer nicht zugängliche) Betriebsrat-Kommunikation oder als „Kummerkasten“ für Mitarbeiter.
Ein solches Beschwerde-Postfach hat für Unternehmer den großen Vorteil, dass Anliegen möglicherweise im Haus geklärt werden können – ehe sie zB an Online-Plattformen für Arbeitgeberbewertungen herangetragen werden. Oft handelt es sich nur um Missverständnisse und sind Reputationsschäden für den Betrieb durch eine Aussprache abzuwenden.
Aus Sicht des kollektiven Arbeitsrechts ist jede Nutzung vom Meldekanal, welche über das gesetzlich geforderte Minimum (Verkehrssicherheit, Umweltschutz u.dgl) hinausgeht, ein starkes Indiz für den notwendigen Abschluss einer Betriebsvereinbarung.
Die interne Stelle hat Meldungen unparteilich und unvoreingenommen zu handhaben. Ihr Compliance-Jurist, ein separates Whistleblowing-Organ oder eine gemeinsame Konzernanlaufstelle kommen ebenso in Frage wie das Outsourcing an einen Unternehmensberater.
Wenn Sie keine hauseigenen Compliance-Stellen betreiben, ist das VACE-Angebot des anonymen Meldekanals mit monatlichem Stundenkontingent für Unternehmensberatung für Sie besonders interessant.
Gehen keine Meldungen von Mitarbeitern oder Lieferanten ein können Sie als Unternehmer jegliche Sachverhalte zur Compliance „melden“ und das vereinbarte monatliche Stundenkontingent (beispielsweise 2 Stunden) jederzeit beanspruchen!
Mit Hinblick auf eine Stellvertreterregelung (Krankenstands- und Urlaubsvertretung), und ausgewogene Bewertung von Sachverhalten bietet sich ein Vier-Augen-Prinzip an. Insbesondere verstärkt die Beiziehung vom Betriebsrat den Arbeitnehmerschutz.
Offenkundig unbegründetes Whistleblowing sollte strikt zurückgewiesen werden, um die Akzeptanz unter den Mitarbeitern hochzuhalten. Dies kann in Ihrer Arbeitsrichtlinie zum Whistleblowing näher geregelt werden. Es sollte aber darauf geachtet werden, dass gesetzlich zustehende Rechte nicht geschmälert werden dürfen.
Adressaten des Whistleblowing-Regimes sind neben Mitarbeitern auch Lieferanten, ehemalige Praktikanten usw. Eine eingeschränkte Kundmachung vom Meldekanal, etwa im Intranet für aufrechte Mitarbeiter, greift meines Erachtens zu kurz. Die Veröffentlichung auf Ihrer Homepage – ohne den Link zur Meldung in Untermenüs zu „verstecken“ – hinterlässt einen wesentlich besseren Eindruck. Falls der Begriff „Whistleblowing“ im Betrieb negativ aufgefasst wird, sind Umschreibungen wie „Meldung“, „Compliance-Report“ und dergleichen sicherlich zulässig.
Mit dem durch VACE angebotenen EQS Compliance Cockpit, vormals „Integrity Line“, kann die Identität von Hinweisgebern geheim gehalten werden. Dennoch ist die gesetzlich geforderte Möglichkeit für Rückmeldungen, Rückfragen etc. an den Whistleblower gegeben. Die Hochsicherheits-Cloud ist sogar von Ihrer eigenen IT-Abteilung abgeschirmt – im Gegensatz zur Abwicklung von Zwischenfällen mittels E-Mail.
Als erfahrene Unternehmensberater helfen wir Ihnen gerne beim Aufbau und Betrieb interner Kontrollsysteme einschließlich Erstellung von Arbeits- und Organisationsrichtlinien! Melden Sie sich gerne für einen Erfahrungsaustausch oder mit Fragen zum Thema Whistleblowing. Ein Erstgespräch ist völlig unverbindlich und kostenlos.