Grundsätzlich stellt die Landespolizeidirektion / das Polizeikommissariat / der Bürgermeister eine Strafregisterbescheinigung nur auf Antrag der betroffenen Person aus, d.h. ein (künftiger) Arbeitgeber kann diese nicht unmittelbar beantragen. Die Behörde muss nur sachlich zuständig sein, kann also nach dem Aufenthaltsort gewählt werden – unabhängig vom Hauptwohnsitz.
Nur eine „ordinäre“ Strafregisterbescheinigung kann auch online mittels ID Austria, ehem. Bürgerkarte / Handysignatur, beantragt werden. Darüber hinaus gibt es drei spezielle Auszüge, welche vorab eine Dienstgeberbestätigung (über die Notwendigkeit der Ausstellung) erfordern:
· Kinder- und Jugendfürsorge,
· Pflege und Betreuung wehrloser Personen,
· Terroristische und staatsfeindliche Strafsachen sowie Völkermord, Verbrechen gegen die Menschlichkeit, Kriegsverbrechen.
Zunächst sollte also der Typ der benötigten Strafregisterbescheinigung abgeklärt werden; Und versteht es sich von selbst, dass verschiedene Stellen (aufgrund der Aussagekraft) ein aktuelles Dokument verlangen werden (bspw. nicht älter als 3 Monate).
Rechtsgrundlagen sind insbesondere das jüngst novellierte Strafregistergesetz 1968, und Art 10 DSGVO im Einklang mit § 4 Abs 3 öst. DSG. In der Folge wird schwerpunktmäßig auf die gewöhnliche Strafregisterbescheinigung eingegangen.
Datenschutzrechtlich handelt es sich um besonders sensible „personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten“, deren Verarbeitung nur
· unter Beachtung von DSGVO-Vorgaben (Datenminimierung, Sicherheit der Verarbeitung etc.),
· bei öffentlich-rechtlicher Verpflichtung / Ermächtigung,
· oder bei gesetzlichen Sorgfaltspflichten bzw. entsprechenden berechtigten Interessen zB eines Dienstgebers, einhergehend mit Erforderlichkeit,
zulässig ist.
Notwendig sind Strafregisterauszüge regelmäßig im Sicherheitsgewerbe, bei Sprengmitteln und Pyrotechnik, sowie im Waffengewerbe. Auch Freiwilligenorganisationen und Religionsgemeinschaften, Banken, mglw. Forschungsinstitute (aufgrund von herausragenden Geheimhaltungsinteressen) greifen auf den beschriebenen ‚Background Check‘ zurück.
Aus unserer Sicht kann nicht nur die Branche, sondern ebenso die besondere (Vertrauens-)Stellung im Unternehmen (einer „unverfänglichen“ Branche) einen Strafregisterauszug rechtfertigen. Beispiele wären dies Fremd-Geschäftsführer, IT-Administratoren und zugleich leitende Angestellte, sowie etwa Außendienstmitarbeiter:innen einer Versicherung.
Wesentlich ist – sowohl aus arbeitsrechtlicher, als auch datenschutzrechtlicher Sicht – die Begründbarkeit des Vorgehens. Die oben genannten Personengruppen haben Einsicht in heikle Dokumente, repräsentieren das Unternehmen nach Außen, und sie könnten das Ziel von Bestechungsversuchen werden. Aufgrund der erhabenen Position im Unternehmen (GF, IT-Admin) und/oder der langen Ortsabwesenheit (Außendienstmitarbeiter:innen) kommen andere „Kontrollmaßnahmen“ kaum in Frage. Von einer kategorischen Einforderung eines Strafregisterauszuges, bspw. beim Reinigungs- und Kassenpersonal, sollte unseres Erachtens Abstand genommen werden, da die Schutzziele auch durch weniger „eingriffsintensive Maßnahmen“ erreicht werden können. Etwa lassen sich vertrauliche Dokumente einsperren und fehlende Geldbeträge mittels Kassasturz feststellen.
Ein Strafregisterauszug sollte also der Ausnahmefall bleiben und sind unseres Erachtens keine Zustände erstrebenswert, welche Mitarbeiter:innen jeden „Vertrauensvorschuss“ rauben bzw. zum „Generalverdacht“ führen.
Wird hingehen die Strafregisterbescheinigung von jedem Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin gefordert indiziert dies ein mangelndes IKS (internes Kontrollsystem) im Betrieb. Es liegt dann auf der Hand, dass die oben beschriebenen Interessenabwägungen nicht stattfinden. Konflikte mit der Datenschutzbehörde, der Arbeiterkammer usw. wären unausweichlich.
Ebenso kritisch ist es zu sehen, wenn der Arbeitgeber auf ein laufendes Erneuern von Strafregisterauszügen besteht. Man hat sich bereits für den Arbeitnehmer entschieden und ist – u.U. auf Basis der einwandfreien Strafregisterbescheinigung – den Dienstvertrag eingegangen. Gibt der (nun persönlich bekannte!) Mitarbeiter keinen Anlass zur Kritik an seiner Vertrauenswürdigkeit so besteht kein Erfordernis erneuter Strafregisterauszüge. Dabei wird zu berücksichtigen sein, welche „gelinderen“ Kontrollmaßnahmen in Frage kommen – beispielsweise ein Vier-Augen-Prinzip beim Kassasturz, sowie stichprobenhafte Arbeitskontrolle durch Führungskräfte.
Zusammengefasst werden Sie den Strafregisterauszug nur einfordern, wenn die grundlegende Eignung für die Arbeit fraglich ist (unbekannter Bewerber fürs Bewachungsgewerbe) oder es die Arbeitspflichterfüllung erforderlich macht (Beförderung zum IT-Leiter).
Einwilligungen des Mitarbeiters können die Strafregisterkontrolle nicht rechtfertigen. Einerseits aufgrund der oben dargestellten Rechtslage (spezial-gesetzliche Anordnung oder berechtigte Interessen), andererseits mangelt es an Freiwilligkeit und herrscht eine Abhängigkeits- und Drucksituation.
Bei den obigen Interessenabwägungen wird man mitunter berücksichtigen, dass leitende Angestellte weniger „schutzwürdig“ sind, d.h. sie haben Grundrechtseingriffe eher zu tolerieren. Sie kontrollieren übrige Arbeitnehmer, werden selbst aber nicht regelmäßig kontrolliert. Dies schlägt sich auch in einem höheren Gehalt nieder.
Die behördlichen Gebühren für Strafregisterauszüge sollte, zumindest bei deren Einforderung im fortgeschrittenen Bewerbungsprozess, vorzugsweise der Dienstgeber tragen. Wird bspw. der Bewerber im Sicherheitsgewerbe zum Vorstellungsgespräch eingeladen und soll als Teil der Unterlagen den Strafregisterauszug mitbringen, so handelt es sich höchstwahrscheinlich um „Vorstellungskosten“. Wie etwa bei Fahrtkosten führt der „Auftrag, sich vorzustellen“ u.U. zur Ersatzpflicht des Dienstgebers, es sei denn, der Kostenersatz wurde explizit in der Einladung ausgeschlossen.
Aus Bewerbersicht sollte ein Strafregisterauszug nicht „ungefragt“ geschickt werden, da hier ein Kostenersatzanspruch ausscheidet. (Abgesehen von der Herbeiführung unnötiger Personendatenübermittlungen.)
Teile der Gebühren können von behördlicher Seite entfallen, wenn die Vorlage bei einer bestimmten Stelle - dem in Aussicht genommenen Dienstgeber – beim Antrag angegeben wird.
„Fragen kostet nichts“ – Ein Bewerber kann sich zunächst beim Unternehmen erkundigen. Weigert sich ein Arbeitgeber, die behördlichen Gebühren zu ersetzen, wäre unsere Empfehlung wie folgt: Die geringen Kosten vom Auszug sind es nicht wert, einen Konflikt herbeizuführen, und können als Werbungskosten bei der Arbeitnehmerveranlagung ertragssteuermindernd geltend gemacht werden.
Andererseits: Österreichs Arbeitgeber könnten ihren Blick nach Deutschland richten, wo tendenziell großzügiger beim Vorstellungskostenersatz vorgegangen wird. Dies führt zu einer guten Reputation im Arbeitsmarkt, denn es beweist einen wertschätzenden Umgang mit Bewerbern.
Unternehmen kann geraten werden, den Vorstellungskostenersatz vorab zu regeln. So könnte etwa in Einladungen vorgesehen werden, dass Fahrtkosten zu einem näher bestimmten Teil, und notwendige Strafregisterkosten zur Gänze, ersetzt werden.
Wird nun ein Strafregisterauszug im Unternehmen verarbeitet ist auf das Prinzip der Datenminimierung zu achten. Anstatt den vorgelegten Auszug selbst zu speichern, genügt ein Aktenvermerk mit Datum, „keine Beanstandung“, oder „Strafregister OK“.
Bei Übermittlung empfiehlt sich ein Verschlüsselungsverfahren nach dem Stand der Technik. Noch besser wäre eine Vorlage im Bewerbungsgespräch – ganz ohne Speicherung.
Informationspflichten sind stets einzuhalten und lassen sich mit einem Beiblatt zu den Einladungsunterlagen verwirklichen. Damit erfolgt die Betroffenen-Information auch frühzeitig. Stützt man die Personendatenverarbeitung auf berechtigte Interessen sollten diese (über die bloße Nennung hinausgehend) inhaltlich näher ausgeführt werden.
Die Handhabung vom Strafregisterauszug sollte besonders vertrauenswürdigen Mitarbeitern vorbehalten sein, etwa kann der beim Vorstellungsgespräch anwesende Personalleiter die Strafregisterbescheinigung selbst ansehen. Ein Herumreichen des Dokuments unter Anwesenden ist nicht notwendig. Das Vorgehen sollte die Menschenwürde des Bewerbers wahren und erscheint eine Betriebsvereinbarung fürs Recruiting zielführend.
Ein Eintrag ins Verzeichnis von Personendatenverarbeitungen ist gewiss erforderlich, wenn die Strafregisterauszüge mittels EDV übermittelt und verarbeitet werden. Der bloße Blick in Lichtbildausweise (zur Identitätsfeststellung) oder Strafregisterauszüge führt ebenso wenig zum „sachlichen Anwendungsbereich“ der DSGVO wie handschriftliche Aktenvermerke.
Werden die händischen Aktenvermerke im Zuge eines Dateisystems, welches der Auffindbarkeit dient, geordnet (bspw. Personalakt, alphabetisch, nach Datum…) führt dies wiederum zur DSGVO-Anwendbarkeit.
Letztlich ist ein Löschkonzept vorzusehen. Wenn auch keine Kopien der Strafregisterauszüge gespeichert werden sind nach einer gewissen Zeit die (in EDV oder händischen Dateisystemen befindlichen) Aktenvermerke zu löschen. Bewerberdaten sollten, so kein Arbeitsvertrag zustande kommt, ohnehin nach 6-7 Monaten gelöscht werden.
Hinsichtlich des Risikos einer solchen Personendatenverarbeitung gilt: Ist der Betroffene frei von Verurteilungen so ist diese Erkenntnis mit geringen Vertraulichkeitsrisiken verbunden. Schließlich erwartet man von den meisten Menschen, dass sie nicht vorbestraft sind.
Gehen aus dem Strafregisterauszug jedoch Straftaten hervor so kann dies höchste Vertraulichkeitsrisiken begründen. Lehnt man also einen Bewerber wegen seiner kriminellen Vergangenheit ab ist es zu vermeiden, unnötige Details zu den Verurteilungen aufzuzeichnen.
Wie Sie sehen, sollte der ‚Background Check‘ Ihrer Mitarbeiter ein Ausnahmefall bleiben, da die EU- sowie österreichische Rechtsordnung einen starken Arbeitnehmer- sowie Personendatenschutz vorsehen. Ist der Strafregisterauszug notwendig können Sie die entsprechenden betrieblichen Prozesse (etwa in Checklisten, Betriebsvereinbarungen) anhand dieser Abhandlung regeln.
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