HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG)

 

Das Bundesgesetzblatt I Nr. 6/2023 wurde am 24. Februar 2023 kundgemacht. § 28 HSchG regelt das Inkrafttreten und trat das Gesetz mit dem auf die Kundmachung folgenden Tag – 25. Februar 2023 – bereits in Kraft. Für die Einrichtung der internen Meldestelle gilt grundsätzlich eine Übergangsfrist von sechs Monaten ab dem Inkrafttreten (25. August 2023 bei 250 Beschäftigten oder mehr). 

Ausgenommen von diesem Gültigkeitsdatum sind „die §§ 11 bis 13 hinsichtlich der Unternehmen (…) mit weniger als 250 Beschäftigten“ (§ 28 Abs 1 HSchG). „Die §§ 11 bis 13 treten hinsichtlich der Unternehmen (…) mit weniger als 250 Beschäftigten am 17. Dezember 2023 in Kraft“ (§ 28 Abs 2 HSchG). 

§ 11 HSchG behandelt „Allgemeine Bestimmungen über die Einrichtung interner Hinweisgebersysteme“ und richtet sich u.a. an Unternehmen. Letztere haben 

• bei „50 oder mehr Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern“ jedenfalls, 

• bei gewissen Finanzdienstleistungen und -produkten (Investmentfonds, Risikokapitalfonds, betriebliche Altersversorgung, Kreditinstitute, Versicherungsvertrieb etc.) ohne Bedachtnahme auf die Mitarbeiterzahl 

die Verpflichtung, eine Hinweisgebung intern zu ermöglichen. 

Dabei soll das Hinweisgebersystem den ‚Whistleblower‘ dazu anregen, zunächst die internen Meldestellen – gegenüber behördlichen externen Meldestellen – zu nutzen. Artikel 25 DSGVO, „Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen“, ist im Hinweisgebersystem ausdrücklich einzuhalten. Die zuständigen Stellen, Kommunikationswege/–mittel und Verfahren müssen dem § 13 HSchG entsprechend eingerichtet sein. 

§ 12 betrifft „Interne Hinweisgebersysteme im Bund“ und richtet sich an den Staat, nicht an Unternehmen. Daher wird diese Norm an dieser Stelle nicht erörtert. 

§ 13 HSchG regelt die „Verfahren für interne Hinweise und Folgemaßnahmen“. Die für die Aufgabenerfüllung notwendigen finanziellen und personellen Mittel seien vom Unternehmen zur Verfügung zu stellen. In Planung, Einrichtung und Betrieb des Hinweisgebersystems gilt es, die Identität des Hinweisgebers (und in der Meldung erwähnter Dritter) vertraulich zu behandeln. 

Die interne Stelle hat mit den Meldungen unparteilich und unvoreingenommen umzugehen. Das Unternehmen kann entweder die „interne Stelle für Folgemaßnahmen“ zuständig machen (meines Erachtens etwa eine Compliance-Abteilung) oder ein eigenständiges Organ vorsehen. Die Übertragung auf eine gemeinsame Stelle (etwa im Konzern) sei ebenso zulässig wie die Beauftragung eines Dritten. (Der Dritte übernimmt in diesem Fall die Rechte und Pflichten der internen Meldestelle.) 

„Hinweise müssen der internen Stelle schriftlich oder mündlich oder in beiden Formen gegeben werden können.“ Auf Wunsch des Hinweisgebers hat binnen 14 Tagen eine Besprechung der Sache stattzufinden. 

Hinweise müssen freilich stichhaltig sein, um verfolgt zu werden. Offenkundig falsche Hinweise sind ebenso zurückzuweisen wie solche, die nicht in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberrechts fallen. 

Hinweisgeber dürfen auch nach bereits erfolgter Meldung eben diese ergänzen und berichtigen. Spätestens nach sieben Kalendertagen hat die interne Stelle die Korrektur zu bestätigen. Auch hat die interne Stelle, um weitere Auskünfte zu ersuchen, sofern dies nötig erscheint. 

Längstens drei Monate nach Entgegennahme der Whistleblower-Meldung hat die interne Stelle dem Hinweisgeber über ergriffene Folgemaßnahmen zu berichten oder sind solche Folgemaßnahmen in Aussicht zu stellen. Wird der Hinweis aber nicht weiter verfolgt so muss dies begründet werden. 

Zusammenfassung und Ausblick 

• Als Unternehmen mit 50 bis 249 Arbeitnehmern werden Sie bis 17. Dezember 2023 Ihre interne Meldestelle einrichten; 

• Am 25. August 2023 endet die Übergangsfrist für Unternehmen mit 250 Beschäftigten oder mehr; 

• Unternehmen, welche unter 50 Mitarbeiter beschäftigen, können in bestimmten Fällen betroffen sein (insbesondere Finanzmärkte). 

Die technische und organisatorische Einrichtung geeigneter Meldekanäle in Ihrem Unternehmen erfordert einige Zeit. Es wäre aus unserer Sicht ein Fehler, gesetzliche Übergangsfristen nicht zur Vorbereitung zu nutzen! 

Meines Erachtens ist das Outsourcing der unternehmensinternen Meldestelle besonders für jene Unternehmen interessant, welche keine eigene Compliance-Stelle betreiben. Unser Verrechnungsmodell mit monatlichem Stundenkontingent für Unternehmensberatung ermöglicht auch die Behandlung allgemeiner Fragen zur Compliance wie folgt: 

Sollten keine Meldungen von Mitarbeitern eingehen, können Sie als Unternehmer jegliche Fragen zur Compliance „melden“ und das vereinbarte monatliche Stundenkontingent (beispielsweise 3 Stunden) willkürlich nutzen! Sie profitieren in jedem Fall von der Verfügbarkeit und Expertise eines erfahrenen Unternehmensberaters – auch wenn jegliche Verstöße (Meldungen von Mitarbeitern) ausbleiben! 

Nutzen Sie unseren Whistleblower-Service beispielsweise, um Ihre internen Kontrollsysteme mitsamt Arbeits- und Organisationsrichtlinien aufzubauen! Mit unserem Hinweisgeberregime erlangen Sie neben der Erfüllung einer Gesetzespflicht gleichsam einen externen Compliance-Ansprechpartner. 

Wir empfehlen Ihnen eine auf Anonymität ausgelegte Software, welche die Identität eines Hinweisgebers geheim hält. Zu diesem Zweck bieten wir das exzellente digitale Hinweisgebersystem der EQS Group (ehemals ‚Business Keeper‘) namens „Integrity Line“ an. Auch bei anonymen Hinweisen ist eine Rückmeldung an den Anfragesteller möglich. 

Falls Sie die Abgabe anonymer Hinweise nicht fördern möchten und Sie die (bloße) Einrichtung einer E-Mail-Adresse und/oder telefonischer Hotline vorziehen, so ist von unserer Seite auch dies möglich. 

Melden Sie sich gerne für einen Erfahrungsaustausch zum Hinweisgeberschutz in Ihrem Unternehmen. Ein Erstgespräch zu Ihrer Risikolage, Schritte, Zeitplan und Kosten ist völlig unverbindlich.