1. Verantwortlicher 

Diese Datenschutzerklärung gilt für nachfolgendes Unternehmen der VACE Group: 

VACE Engineering GmbH
Lunzerstraße 78, BG33, Postfach 36
4030 Linz
Österreich 

Datenschutzbeauftragte:r: RA Dr. Thomas Schweiger, LL.M. (Duke), E‑Mail: [email protected] 

2. Zweck der Datenverarbeitung, Datenkategorie und Rechtsgrundlagen 

a) Online-Vorstellungsgespräch (Videokonferenz) 

• Zwecke: Die Durchführung eines Online-Bewerbungsgesprächs dient dem Zweck der Bewerbungsabwicklung – konkret dem persönlichen Kennenlernen und der Beurteilung Ihrer Eignung für eine Stelle bei VACE oder einer unserer Kundenfirmen. Das Videointerview ersetzt bzw. ergänzt ein klassisches Vorstellungsgespräch vor Ort. Es ermöglicht uns, ortsunabhängig mit Ihnen zu kommunizieren, um eine fundierte Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses treffen zu können. 
  Bitte beachten Sie, dass Ihre Bewerbung nur berücksichtigt werden kann, wenn ein persönliches Kennenlernen im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs – entweder vor Ort oder online – stattfindet. 

• Daten: Im Rahmen des Videointerviews über Microsoft Teams verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten: 

       i. Stammdaten und Kontaktdaten: Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, um Sie zur Teams-Besprechung einzuladen (in der Regel erhalten Sie einen Outlook-Termin mit einem Teams-Link an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse). Gegebenenfalls wird Ihr angezeigter Profilname in Teams und ein eventuelles Profilbild sichtbar, falls Sie ein eigenes Teams-Konto verwenden. Externe Teilnehmer (Bewerber) können jedoch auch ohne eigenes Konto als Gast dem Meeting beitreten; dann wird ein von Ihnen eingegebener Anzeigename genutzt. 

        ii. Videodaten: Das Video-Bild Ihrer Person während des Gesprächs, sofern Sie Ihre Kamera einschalten. Während der Dauer des Interviews wird der Video-Stream Ihrer Endgeräte-Kamera übertragen, damit die Gesprächsteilnehmer einander sehen können. 

        iii. Audiodaten: Der von Ihrem Mikrofon erfasste Ton (Ihre Stimme) wird übertragen, damit wir miteinander sprechen können. 

     iv. Kommunikationsinhalte: Alle Inhalte, die Sie im Gespräch mitteilen, also Ihre Antworten auf unsere Fragen, sowie ggf. Chat-Nachrichten, die Sie während des Meetings in Microsoft Teams eingeben. Die Chat-Funktion wird im Vorstellungsgespräch normalerweise kaum genutzt; sollten Sie sie verwenden (z.B. um einen Link zu teilen), werden Ihre Texteingaben den Teilnehmern angezeigt und temporär gespeichert. Ebenso könnten Sie freiwillig die Bildschirmfreigabe nutzen, um z.B. eine Präsentation zu zeigen – auch solche geteilten Inhalte zählen zu personenbezogenen Daten, falls sie Informationen über Sie enthalten. 

      v. Meeting-Metadaten: Microsoft Teams erzeugt technische Metadaten zum Online-Meeting, z.B. Meeting-ID, Zeitpunkt von Beginn und Ende, Dauer, Teilnehmerliste, verwendetet Geräte/IP-Adressen. Diese Informationen fallen automatisch an, um die Verbindung bereitzustellen und aus IT-Sicherheitsgründen (z.B. um unbefugte Zugriffe abzuwehren). Wir als Einladender können im Nachhinein z.B. sehen, welche Teilnehmer wann eingewählt waren. Allerdings nutzen wir diese Protokolldaten nicht aktiv zur Bewertung Ihrer Person – sie dienen primär Microsoft zur Dienstleistungserbringung und uns zur ggf. notwendigen administrativen Nachbereitung des Interviews 

      vi. Gesprächsnotizen: Wie in jedem Vorstellungsgespräch machen sich unsere HR-Consultants ggf. Notizen über relevante Punkte (z.B. Ihre beruflichen Vorstellungen, besondere Qualifikationen, Einschätzungen zum Gesprächsverlauf). Diese Notizen werden manuell durch unsere Mitarbeitenden angefertigt (etwa auf Papier oder elektronisch im Nachgang) und nicht automatisch von Microsoft Teams erzeugt. Die Notizen fließen später in unsere Bewerberdatenbank ein (siehe unten Speicherdauer).
 
Hinweis: Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO, z.B. Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugung) werden im Gespräch grundsätzlich nicht gezielt erhoben – bitte vermeiden Sie es, von sich aus solche vertraulichen Informationen im Videointerview preiszugeben, sofern sie nicht ausnahmsweise relevant für die Stellenbesetzung sind. Wir benötigen derartige Angaben im Bewerbungsverfahren nur in seltenen Ausnahmefällen (z.B. Information über eine Schwerbehinderung, wenn diese für die Stelle von Bedeutung ist, etwa zur Berücksichtigung von Zusatzurlaub). 

 

• Rechtsgrundlagen: Die Datenverarbeitung im Rahmen des Live-Videointerviews erfolgt überwiegend auf Basis vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Das Videogespräch ist – genauso wie ein persönliches Treffen – erforderlich, um auf Ihren Wunsch hin Schritte zur möglichen Begründung eines Arbeitsvertrages einzuleiten. Insbesondere dient es der Entscheidung, ob ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen eingegangen werden soll, und ist damit integraler Bestandteil des Bewerbungsverfahrens im Vorfeld eines möglichen Vertragsabschlusses. Falls das Gespräch ohne konkreten Stellenbezug erfolgt (nur allgemeines Kennenlernen), stützen wir die Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser Interesse ist es, Bewerbungsgespräche effizient auch ortsunabhängig durchführen zu können. Dieses Interesse überwiegt keine schutzwürdigen Interessen Ihrerseits, weil die Teilnahme am Videointerview freiwillig ist und Sie alternativ auch ein persönliches Gespräch wahrnehmen können.

Hinweis: Keine Aufzeichnung des Gesprächs 

Online-Bewerbungsgespräche werden nicht aufgezeichnet. Wir verwenden die Aufzeichnungsfunktion von Microsoft Teams grundsätzlich nicht. Damit bleibt das Videointerview vergänglich – es findet nur live statt, ähnlich wie ein persönliches Gespräch.

3. Empfänger von Daten 

a) Interne Empfänger (VACE Gruppe): Innerhalb von VACE erhalten nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Interview-Daten, die am Bewerbungsprozess beteiligt sind und das Videogespräch führen. Das sind in der Regel die zuständigen HR-Consultants und ggf. Mitglieder der Fachabteilung oder der Geschäftsleitung, die am Interview teilnehmen. Diese Personen sehen und hören Sie im Live-Meeting und kennen im Anschluss die gewonnenen Informationen (ähnlich wie bei einem klassischen Vorstellungsgespräch). Alle internen Empfänger sind auf Vertraulichkeit verpflichtet und gemäß dem Need-to-know-Prinzip beschränkt. 

b) Kundenunternehmen (externe Verantwortliche): Da VACE als Personaldienstleister Bewerber vorwiegend an Kundenunternehmen vermittelt, wird es sein, dass Ihr Videointerview im Zusammenhang mit einer Stelle bei einem unserer Auftraggeber steht. Das Online-Gespräch selbst wird jedoch ausschließlich von VACE organisiert und durchgeführt, nicht vom Kundenunternehmen. Vertreter des Kunden sind an dieser Videokonferenz nicht beteiligt. Wir werden auch keine Live-Daten aus dem Gespräch an das Kundenunternehmen übertragen (keine simultane Zuschaltung, kein Mitschnitt). Selbstverständlich informieren wir Sie vorab, falls ein Kundenbetrieb an einem späteren Schritt des Bewerbungsprozesses beteiligt wird. Eine Weitergabe Ihrer Bewerbungsunterlagen oder Interviewergebnisse an das Kundenunternehmen erfolgt nur, wenn die Stelle bei diesem Unternehmen zur Besetzung ansteht und Sie dem ausdrücklich zugestimmt haben. In der Praxis bedeutet dies: Sollten Sie nach dem Videointerview weiterhin als Kandidat für die Kundenfirma in Frage kommen, leiten wir Ihr Profil (Lebenslauf, Kontaktdaten, relevante Notizen) an den Kunden weiter, damit dieser gegebenenfalls ein eigenes Vorstellungsgespräch mit Ihnen arrangieren kann. Die weitere Verarbeitung Ihrer Daten durch das Kundenunternehmen geschieht dann in dessen eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit. 

c) Microsoft Teams (Videodienst-Anbieter als Auftragsverarbeiter): Für die Durchführung des Online-Meetings nutzen wir den Dienst Microsoft Teams der Microsoft Corporation. Microsoft agiert hierbei als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) in unserem Auftrag. Das bedeutet: Microsoft erhält im Rahmen des technischen Betriebs der Videokonferenz unvermeidlich Kenntnis von personenbezogenen Daten (siehe oben Daten), darf diese aber ausschließlich nach unserer Weisung und für die genannten Zwecke verarbeiten. Mit Microsoft wurde ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der die Einhaltung der DSGVO gewährleistet. Darin werden u.a. Vertraulichkeit, Datensicherheit und der Ausschluss einer unbefugten Weitergabe vertraglich sichergestellt. Microsoft setzt für Teams seinerseits Unterauftragsverarbeiter (z.B. Rechenzentrumsbetreiber) ein; auch diese sind durch den Vertrag abgedeckt. Wichtig: Microsoft verwendet die Daten aus dem Meeting nicht zu eigenen Zwecken wie Werbung. Allerdings verarbeitet Microsoft gewisse Diagnose- und Telemetriedaten evtl. in eigener Verantwortung (z.B. zur Verbesserung des Dienstes); dabei handelt es sich laut Microsoft um Meta- und Nutzungsdaten, nicht um die Inhaltsdaten des Gesprächs. Näheres dazu finden Sie in den Microsoft-Datenschutzhinweisen für Teams. 

d) Externe Dienstleister (Bewerbermanagementsystem): Wie schon in der Datenschutzerklärung Bewerbung erläutert, setzt VACE für die Verwaltung von Bewerbungen ein elektronisches Bewerbermanagementsystem ein. Dieses IT-System wird von einem externen Dienstleister als Hoster in Österreich betrieben. Nach Ihrem Online-Interview übertragen wir relevante Ergebnisse (insbesondere die oben genannten Gesprächsnotizen unserer Recruiter) in dieses System, um sie Ihrer Bewerbungsakte zuzuordnen. Der Dienstleister hat im Rahmen seiner Systembetreuung möglichen Zugriff auf Bewerberdaten, handelt jedoch strikt nach unseren Weisungen und niemals zu eigenen Zwecken. Mit dem Anbieter wurde ebenfalls ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Die Speicherung der Interview-Notizen und aller Bewerberdaten erfolgt in einem Rechenzentrum in Österreich; es findet hierbei kein Datentransfer in Drittländer statt. 

e) Behörden und gesetzliche Stellen: Öffentliche Stellen und Behörden erhalten Ihre Bewerbungsdaten grundsätzlich nicht, außer es besteht im Einzelfall eine gesetzliche Verpflichtung dazu oder ein berechtigtes Erfordernis im Rahmen von Rechtsansprüchen. Solche Fälle wären z.B. die Meldung bestimmter Daten an Sozialversicherung oder Finanzamt nach einer Einstellung bzw. die Vorlage von Unterlagen vor Gericht zur Verteidigung gegen Diskriminierungsvorwürfe. Auf diese Sonderfälle wird unten bei Speicherdauer noch näher eingegangen. 

f) Kein “Datenverkauf” oder unberechtigte Weitergabe: Abgesehen von den genannten Empfängern werden Ihre Daten nicht an Dritte weitergegeben. Insbesondere findet kein „Datenverkauf“ oder eine Übermittlung Ihrer Gesprächsinhalte an unbeteiligte Dritte statt. Das Videointerview ist vertraulich und richtet sich ausschließlich an die vorgesehenen Teilnehmer (Sie als Bewerber:in und die autorisierten VACE-Mitarbeiter). 

4. Drittlandstransfer 

a) Serverstandort: Die Verarbeitung der Videokonferenz-Daten erfolgt vorrangig innerhalb der Europäischen Union. VACE hat für Microsoft Teams als primären Standort europäische Rechenzentren gewählt. Nach unserer Vereinbarung mit Microsoft werden Ihre Meeting-Daten auf Servern in der EU gespeichert und verarbeitet. Keine Übermittlung standardmäßig: VACE selbst übermittelt die im Videointerview erhobenen personenbezogenen Daten nicht in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR, außer es besteht hierfür im Einzelfall eine ausdrückliche Notwendigkeit. 

b) Mögliches Routing & Zugriff aus den USA: Dennoch ist zu beachten, dass Microsoft ein US-amerikanisches Unternehmen ist. Es kann technisch nicht völlig ausgeschlossen werden, dass im Rahmen der Bereitstellung von Microsoft Teams Daten in die USA oder andere Drittstaaten gelangen. Beispielsweise könnte die Netzwerkverbindung temporär über Internetknoten im Ausland erfolgen, insbesondere wenn sich einer der Teilnehmer außerhalb der EU befindet. Auch behält sich Microsoft vor, für Supportzwecke auf die Systeme zuzugreifen, was unter Umständen aus den USA geschehen kann. 

Microsoft ist Teilnehmer am EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), einem Angemessen-heitsbeschluss der Europäischen Kommission vom Juli 2023, der für zertifizierte US-Unternehmen ein angemessenes Datenschutzniveau im Sinne von Art. 45 DSGVO anerkennt. Damit ist eine Datenübermittlung an Microsoft grundsätzlich auf dieser Grundlage zulässig. 

Unabhängig davon hat VACE mit Microsoft zusätzlich sogenannte Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses – SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgeschlossen. Diese bieten zusätzliche vertragliche Garantien für den Schutz Ihrer Daten, insbesondere für den Fall, dass einzelne Verarbeitungsvorgänge nicht vollständig vom DPF abgedeckt sind oder der Angemessenheitsbeschluss rechtlich angefochten wird. Microsoft verpflichtet sich darin, ein mit der DSGVO vergleichbares Datenschutzniveau zu gewährleisten. Darüber hinaus trifft Microsoft technische und organisatorische Maßnahmen, wie etwa die Verschlüsselung der Datenübertragung, um einen unbefugten Zugriff zu verhindern. 

5. Speicherdauer 

a) Laufendes Bewerbungsverfahren: Zunächst werden alle im Zuge des Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten – einschließlich der Informationen aus dem Videointerview – solange aufbewahrt, wie der Bewerbungsprozess aktiv läuft. Das heißt, während Sie noch im Rennen für die Stelle sind, halten wir Ihre Unterlagen und Notizen natürlich verfügbar. 

b) Keine Speicherung von Video/Audio: Wichtig zu wissen – wie oben erwähnt, werden keine Video- oder Audioaufnahmen des Gespräches gespeichert. Das heißt, die eigentliche Kommunikation über Microsoft Teams hinterlässt keine dauerhaften Dateien. Sobald das Meeting beendet ist, sind der Video- und Audiostream nicht mehr reproduzierbar. Microsoft Teams protokolliert zwar gewisse Metadaten (siehe oben), doch auch diese nutzen wir nachträglich nicht aktiv und sie werden gemäß Microsoft nach einiger Zeit gelöscht oder anonymisiert. Eine lokale Speicherung von Gesprächsdaten durch VACE findet nicht statt – abgesehen von den im Bewerbermanagementsystem festgehaltenen Notizen, Ergebnissen und administrativen Daten (z.B. Vermerk „Interview am TT.MM.JJJJ durchgeführt mit Ergebnis XY“). 

c) Absage: Sollte Ihre Bewerbung nach Durchlaufen des Verfahrens nicht erfolgreich sein (Sie also keine Einstellung erhalten), werden Ihre personenbezogenen Bewerbungsdaten – einschließlich der Interviewergebnisse – grundsätzlich 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Diese Aufbewahrungsfrist von 6 Monaten ist in Österreich üblich und orientiert sich an § 15 Abs. 1 GlBG (Gleichbehandlungsgesetz). Während dieser 6 Monate werden Ihre Daten allerdings nicht mehr aktiv genutzt, sondern lediglich vorbehalten. Nach Ablauf der Frist werden die Daten endgültig gelöscht bzw. anonymisiert, sofern keine anderweitige Einwilligung oder gesetzliche Grundlage für eine längere Speicherung vorliegt (siehe Talentepool). 

d) Talentepool: Wenn Sie Teil unseres Talentepools sind, bewahren wir Ihre Bewerbungsdaten  und damit auch relevante Ergebnisse aus dem Videointerview über den Abschluss des ursprünglichen Bewerbungsverfahrens hinaus auf. Die Speicherdauer im Talentepool beträgt maximal 24 Monate ab der letzten Aktualisierung. „Letzte Aktualisierung“ bedeutet entweder Ihr letztaktuelles Bewerbungsdatum oder Ihre letzte Rückmeldung an uns (je nachdem, was später liegt). Wir halten diesen Zeitraum für vertretbar, um in dieser Zeit eventuell auftretende passende Stellen an Sie vermitteln zu können. Vor Ablauf der 24 Monate werden wir Ihre Daten löschen, sofern Sie uns nicht vorher eine Verlängerung oder Aktualisierung zukommen lassen. Natürlich löschen wir Ihre Daten auch sofort, wenn Sie es von uns verlangen (Widerspruch/Widerruf). 

e) Einstellung: Sollten Sie im Anschluss an das Bewerbungsverfahren eingestellt werden, so werden Ihre Bewerbungsdaten weiterhin benötigt. Je nach Art des Beschäftigungsverhältnisses ergeben sich unterschiedliche datenschutzrechtliche Konsequenzen: 

• Erfolgt die Einstellung bei der VACE Engineering GmbH (z. B. im Rahmen eines Dienstverhältnisses oder einer Arbeitskräfteüberlassung), werden Ihre Bewerbungsdaten in unsere Personalverwaltung überführt. Sie werden dann mindestens für die Dauer Ihres Anstellungsverhältnisses und darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Arbeitnehmerdaten gespeichert (z. B. 7 Jahre nach § 132 Abs. 1 BAO, § 212 UGB für steuerlich relevante Unterlagen). Details zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Beschäftigungsverhältnis entnehmen Sie bitte den Datenschutzinformationen für Mitarbeiter:innen, die Ihnen bei Eintritt in das Unternehmen zur Verfügung gestellt werden. Ab diesem Zeitpunkt gelten die Vorschriften für Beschäftigtendaten gemäß DSGVO und österreichischem Datenschutzgesetz (DSG). 

• Erfolgt die Einstellung hingegen direkt bei einem unserer Kundenunternehmen im Rahmen einer reinen Personalvermittlung, übermitteln wir Ihre Bewerbungsunterlagen und ggf. relevante Gesprächsnotizen an das betreffende Unternehmen – selbstverständlich nur mit Ihrer vorherigen Zustimmung. Ab dem Zeitpunkt der Übermittlung ist das Kundenunternehmen datenschutzrechtlich eigenständig verantwortlich für die weitere Verarbeitung Ihrer Daten. VACE speichert Ihre Bewerbungsdaten in diesem Fall nur noch für einen begrenzten Zeitraum zur internen Dokumentation und zur Erfüllung etwaiger gesetzlicher Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten (z. B. zur Abwehr von Rechtsansprüchen nach dem Gleichbehandlungsgesetz – GlBG). Nach Ablauf der entsprechenden Fristen werden Ihre Daten gelöscht, sofern keine anderweitige Rechtsgrundlage oder Einwilligung zur weiteren Speicherung (z. B. im Talentepool) vorliegt. 

f) Verlängerte Aufbewahrung bei Streitfällen: Sofern in Ausnahmefällen ein anhängiges Verfahren (z. B. Gerichtsverfahren wegen eines abgelehnten Bewerbers) läuft, behalten wir die betreffenden Daten bis zum Abschluss des Verfahrens. Ebenso können einzelne Informationen (etwa Kommunikationen) länger gespeichert werden, wenn wir sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). 

6. Rechte der Betroffenen 

Als Teilnehmer:in an einem Online-Bewerbungsgespräch und generell als Bewerber:in bei VACE stehen Ihnen sämtliche Betroffenenrechte nach der DSGVO zu, wie sie auch für jeden anderen Verarbeitungs-vorgang gelten. Im Einzelnen können Sie – jederzeit und unentgeltlich – folgende Rechte uns gegenüber ausüben, die wir im Bewerbungs-Kontext erläutern: 

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können von uns eine Bestätigung verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, haben Sie das Recht auf Auskunft über diese Daten und auf folgende Informationen: die Verarbeitungszwecke, die Datenkategorien, die Empfänger (bzw. Empfängerkategorien), die Speicherdauer bzw. Kriterien für deren Festlegung, sowie Ihre weiteren Rechte. Gerne stellen wir Ihnen auf Anfrage eine Kopie Ihrer bei uns gespeicherten Bewerbungsdaten zur Verfügung. 

• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sollten Sie feststellen, dass Angaben in Ihrem Bewerbungsprofil fehlerhaft oder veraltet sind (z. B. Rechtschreibfehler im Namen, falsche Kontaktdaten), teilen Sie uns das bitte mit. Sie haben das Recht, unrichtige Daten berichtigen und unvollständige Daten vervollständigen zu lassen. 

• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Bewerbungsdaten verlangen. Dies werden wir umgehend umsetzen, sofern wir nicht aus einem der folgenden Gründe zur weiteren Aufbewahrung berechtigt oder verpflichtet sind: fortbestehende Zwecke (ein laufender Bewerbungsprozess), rechtliche Verpflichtungen (z. B. Aufbewahrungspflichten) oder überwiegende berechtigte Interessen (z. B. Verteidigung gegen Rechtsansprüche). Bitte beachten Sie: Wenn Sie einen Löschantrag während eines laufenden Bewerbungsprozesses stellen, bedeutet das in der Regel, dass Ihre Bewerbung nicht mehr berücksichtigt werden kann, da uns dann die Unterlagen fehlen. 

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Unter bestimmten Umständen können Sie verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch speichern und nicht mehr weiterverarbeiten. Ein solcher Fall liegt zum Beispiel vor, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten – für die Dauer der Überprüfung können Sie die Einschränkung verlangen. Auch wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben (s. u.) und noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, können Sie für diese Zwischenzeit eine Einschränkung verlangen. 

• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die Daten, die Sie uns im Zuge der Bewerbung bereitgestellt haben (z. B. Stammdaten, Lebenslauf), in einem maschinenlesbaren Format (z. B. PDF, CSV) zu erhalten. Auf Wunsch – und soweit technisch machbar – können wir diese Daten auch direkt an einen von Ihnen benannten neuen Arbeitgeber oder Dienstleister übertragen. Dieses Recht besteht allerdings nur für Daten, die wir aufgrund Ihrer Einwilligung oder eines Vertrags mit Ihnen verarbeiten und nur, soweit die Verarbeitung automatisiert erfolgt. 

• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Im Rahmen des Interviews werden Gesprächsnotizen durch unsere Recruiter erstellt, die zur internen Dokumentation des Bewerbungsverlaufs dienen. Ein Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Notizen kann dazu führen, dass Ihre Bewerbung nicht weiter berücksichtigt werden, da eine sachgerechte Beurteilung ohne diese Informationen nicht möglich ist.  

• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sofern Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens eine Einwilligung zur Weitergabe Ihrer Bewerbungsunterlagen an ein bestimmtes Kundenunternehmen erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf hat zur Folge, dass wir Ihre Daten nicht mehr an das betreffende Unternehmen übermitteln und – sofern noch keine Übermittlung erfolgt ist – die Weitergabe unterlassen. Die bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgte Datenverarbeitung bleibt von diesem unberührt.

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an [email protected]. Nennen Sie idealerweise das Stichwort „Bewerbung“ und ggf. die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, damit wir Ihren Datensatz rasch finden. Sie können uns auch postalisch erreichen (Adresse siehe oben). Wir werden Ihrem Anliegen so schnell wie möglich, spätestens innerhalb eines Monats, nachkommen. 

7. Technische und organisatorische Maßnahmen 

VACE trifft vielfältige technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um personenbezogene Daten angemessen zu schützen. Ihre Bewerbungsunterlagen werden absolut vertraulich behandelt. Zugriff auf digitale Bewerberprofile haben nur berechtigte Mitarbeiter (zugriffsgeschütztes HR-System). Papierunterlagen werden sicher verwahrt. Unsere IT-Systeme sind durch Firewalls und Passwörter geschützt; bei der Übertragung elektronischer Bewerbungen (z. B. via Webformular oder E-Mail) empfehlen wir den verschlüsselten Weg über unsere Website. Intern werden Mitarbeiter, die mit Bewerbungen umgehen, regelmäßig auf den Datenschutz verpflichtet und geschult. Wir überprüfen unsere Sicherheitskonzepte laufend und passen sie falls nötig an neue Risiken an. Hierzu zählen neben Zugriffsbeschränkungen (nur befugte Personen können auf Daten zugreifen), Verschlüsselung in bestimmten Bereichen (etwa Übertragung sensibler Daten über HTTPS), regelmäßige Datensicherungen sowie ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept. Unsere Systeme werden laufend auf dem aktuellen Stand der Technik gehalten, und Mitarbeiter werden regelmäßig in Datensicherheit und Datenschutz geschult. Diese Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.  

Im Folgenden einige wichtige Aspekte: 

• Zugangsbeschränkung zum Meeting: Die Teilnahme am Videointerview ist nur eingeladenen Personen möglich. Sie erhalten von uns einen individuellen Teams-Besprechungslink, der nicht öffentlich zugänglich ist. Externe können dem Meeting nur beitreten, wenn wir sie zulassen. In der Regel nutzen wir die Microsoft Teams Wartebereich-Funktion: Teilnehmer werden zunächst in einen virtuellen Warteraum gestellt und erst von uns manuell ins Meeting geholt. So stellen wir sicher, dass sich keine unbefugten Dritten in die Konferenz einschalten können. Teilen Sie den Meeting-Link bitte nicht mit Unbefugten, um die Vertraulichkeit zu wahren – das Meeting ist ausschließlich für Sie bestimmt (bzw. weitere von VACE benannte Gesprächsteilnehmer).. 

• Vertrauliche Umgebung: Unsere Mitarbeiter führen Videogespräche nach Möglichkeit in einer ruhigen, geschützten Umgebung durch (z.B. im Einzelbüro oder Konferenzraum, Tür geschlossen). Dadurch soll verhindert werden, dass Unbefugte das Gespräch mitanhören oder sehen können. Auch Sie als Bewerber:in sollten darauf achten, das Interview an einem ungestörten Ort zu führen. 

8. Automatisierte Entscheidungen/Profiling 

Ein Profiling (automatisierte Auswertung Ihrer persönlichen Merkmale, z.B. mittels KI) findet im Zusammenhang mit dem Videointerview nicht statt. Wir verwenden weder Gesichts- noch Stimmerkennungssoftware, um Rückschlüsse auf Ihre Persönlichkeit zu ziehen, noch sonstige Algorithmen, die ein Bewerberprofil erstellen. Solche Methoden wären datenschutzrechtlich äußerst problematisch und sind bei VACE ausgeschlossen. Ihr Auftreten im Gespräch wird ausschließlich durch die menschlichen Gesprächspartner beurteilt, so wie in einem traditionellen Interview auch.

9. Beschwerderecht 

Wir engagieren uns sehr, Bewerbungsgespräche transparent und datenschutzgerecht zu gestalten. Sollten Sie dennoch Anlass zur Beschwerde sehen, können Sie sich jederzeit an uns wenden (Kontaktdaten oben). Unbeschadet dessen steht Ihnen das Recht zu, bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen (Art. 77 DSGVO): 

Österreichische Datenschutzbehörde 
Barichgasse 40–42, 1030 Wien 
E‑Mail: [email protected] 
Tel: +43 1 52152-0 

Die Aufsichtsbehörde wird Ihre Beschwerde prüfen. Ihnen entstehen dadurch keine Kosten. Natürlich würden wir es begrüßen, wenn Sie zunächst das Gespräch mit uns suchen, um etwaige Probleme direkt zu lösen – Sie sind jedoch nicht verpflichtet, uns vorab zu kontaktieren. 

 

Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026