Kundmachung von Brandschutzbeauftragten, Brandschutzwarten und Ersthelfern

orangefarbenes Hexagon mit einem weißen Textzettel in der Mitte und einem Häkchen COMPLIANCE,

Christian Werbik

VACE Business Consultant Compliance

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Eine recht häufig gestellte Frage ist, ob die Namen und gegebenenfalls Portraitfotos von Mitarbeitern mit einer zusätzlichen Funktion aus dem öffentlichen Recht im Betrieb kundgemacht werden dürfen.

Bei einer solchen Zusatzfunktion kann es sich etwa um Brandschutzbeauftragte, Brandschutzwarte und Ersthelfer handeln. Die entsprechenden Regelungen finden sich in der Arbeitsstättenverordnung (AStV) des Bundesministers für Arbeit.

Dass es sich um eine Verarbeitungstätigkeit im Sinne der DSGVO handelt, welche Eingang ins entsprechende Verzeichnis des Verantwortlichen finden sollte, muss nicht eigens erwähnt werden. Auch gehen wir für unsere Beispiele von einer zumindest teilweise automatisierten Verarbeitung aus.

Bei Vor- und Nachnamen sowie – bei Bedarf – Portraitfotos handelt es sich um personenbezogene Daten und richtet sich die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung nach Artikel 6 DSGVO.

Mit dem Rechtsgrund geht der Zweck der Personendatenverarbeitung einher. Im Falle von Brandschutzbeauftragten, Brandschutzwarten und Ersthelfern sollen die entsprechenden Mitarbeiter erkennbar gemacht werden. Auch eine Würdigung solcher (meist ehrenamtlicher) Leistungen kommt in Frage. Das Portrait hat gegenüber dem bloßen Namen den Vorteil, dass man sich den Kollegen einprägen kann und diesen im Anlassfall leichter wiedererkennt.

Auch neue Mitarbeiter merken sich mitunter rasch Gesichter - die Namen von Kollegen jedoch erst nach einiger Zeit im Unternehmen. Zudem findet Brandbekämpfung und Erste-Hilfe in Ausnahme- bzw. Stresssituationen statt. Portraitfotos könnten durchaus eine Erleichterung bedeuten.

Eine Einwilligungserklärung ist meines Erachtens nur für den Aushang des Portraitfotos geeignet. Damit ist der Umstand verbunden, dass ein Mitarbeiter das Fotografieren ohne Sanktionen verweigern kann. Schließlich müssen DSGVO-konforme Einwilligungen stets freiwillig erfolgen.

Ist die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des Verantwortlichen erforderlich? Hinsichtlich des Namens von Ersthelfern – nicht aber für deren Foto – herrscht mit § 39 AStV eine öffentlich-rechtliche Pflicht zur Kundmachung. Die Norm regelt „Mittel für die Erste Hilfe“ und meint u.a. den Erste-Hilfe-Koffer. „In unmittelbarer Nähe des Behälters“ gehören „Vermerke mit den Namen der Ersthelfer“ angebracht. (Die Norm gilt nur für Ersthelfer und auch nur an Aufbewahrungsorten der Erste-Hilfe-Koffer.)

Ist die Personendatenverarbeitung notwendig, um lebenswichtige Interessen einer anderen natürlichen Person zu schützen? Dies könnte im Zusammenhang mit Brandschutz und Erste-Hilfe argumentiert werden. Allerdings müsste man sich fragen: Würde der Verordnungsgeber eine Portrait-Veröffentlichung wünschen so würde er dies in der Arbeitsstättenverordnung ausdrücklich vorsehen. (Letzteres ist nicht der Fall.)

Ist der Aushang von Namen und Fotos zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich? Auch dies wäre eine passende Rechtfertigung - sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen. Neben den Namen Portraitfotos anzubringen ist objektiv sinnvoll und beeinträchtigt die Betroffenen meines Erachtens kaum. So kann man schneller zum Brandschutzbeauftragten, Brandschutzwart oder Ersthelfer gelangen - auch wenn man diesen nicht namentlich kennt. Es geht bei Feuer und Unfällen schließlich um Sekunden. Auch hat der Arbeitgeber eine Fürsorgepflicht gegenüber Mitarbeitern.

§ 12 Abs 2 DSG als einschlägige Norm für Österreich sieht u.a. eine Einwilligung oder überwiegendes berechtigtes Interesse vor, wobei bei den Zwecken unseres Beispiels auch die Verhältnismäßigkeit gegeben sein sollte.

Im Ergebnis ist die Kundmachung der Namen von Brandschutzbeauftragten, Brandschutzwarten und Ersthelfern unproblematisch. Portraits allerdings sollten – der guten Vorsicht halber – besser auf Einwilligungen gestützt werden. Letztlich wird es Kundmachungen mit Foto sowie ohne Foto geben.

Da es sich um eine freiwillige, ehrenamtliche Tätigkeit handelt wird eine Kundmachung voraussichtlich vom Betroffenen akzeptiert werden. Gegen den Willen des Mitarbeiters sollte kein Foto ausgehängt werden. Im Zuge der Fotografie sind die Zwecke zu erklären (Informationspflicht) und kann eine Einwilligungserklärung abgegeben werden.

Die Kundmachung sollte auf den Kreis der nötigen Betrachter beschränkt werden. So macht ein Aushang der Ersthelfer zwar in der jeweiligen Werkshalle und etwa im Intranet Sinn – nicht jedoch eine ungezielte Veröffentlichung auf der Internet-Homepage.

In den Arbeits- und Produktionsbereichen sehen regelmäßig dritte Mitarbeiter, seltener Besucher und Lieferanten die Namen und gegebenenfalls Portraits. Werden also Portraitfotos angefertigt ist auf die Zweckbindung zu achten – und darf es zu keiner Verwendung zB für Werbemaßnahmen kommen.

Wann sind die Personendaten zu löschen bzw. ein Aushang zu entfernen? Neben dem gänzlichen Ausscheiden des Mitarbeiters kommt die Beendigung der Zusatzaufgabe sowie – bei Ersthelfern – ein Scheitern der Re-Zertifizierung nach längstens 4 Jahren in Betracht. Stützt man Portraitfotos gemäß unserer Empfehlung auf Einwilligungen so ist freilich an deren Widerruf zu denken.

Es ergeben sich kaum Risiken für die Betroffenen, welche Maßnahmen unbedingt erfordern würden. Festes Verschrauben einer Beschilderung mit der Wand würde deren Wegnahme verhindern. Und eine gläserne Abdeckung für Fotos ließe sich im Bedarfsfall reinigen. Man muss solche Vorkehrungen aber im beruflichen Kontext sehen: So lässt ein professionelles Umfeld Gewerbetreibender vermutlich keinen Vandalismus erwarten.

Der Vollständigkeit halber sei angemerkt, dass eine elektronische Publikation aufgrund der leichten Vervielfältigung die Risiken deutlich erhöhen würde (OGH). Im Intranet kann unter Umständen der direkte Download von Bildern gesperrt werden. Ein Berechtigungsmanagement mitsamt Zugriffsprotokollierung gehört ohnehin zum guten Ton der Informationssicherheit.

Als externer Datenschutzbeauftragter begleiten wir Ihre Kundmachungen von Personendaten und haben dabei auch arbeitsschutzrechtliche Vorschriften im Auge. Ein kostenloses Erstgespräch gibt Aufschluss über die Risikolage und die nötigen Schritte zur Compliance in Ihrem Betrieb.