COMPLIANCE,
Als modernes Unternehmen führt die Implementierung zu einer gelebten Fehlerkultur, welche dem gesamten Team Vorteile wie Orientierung und Sicherheit bietet. Das Werteverständnis wird gestärkt, Scheu und Angst vor möglicher Diskriminierung oder sogar einer Kündigung werden genommen.
Eine neue Chance? Definitiv, JA! Auch wenn es sich um die Umsetzung einer gesetzlichen Pflicht (HinweisgeberInnenschutzgesetz) handelt, ergeben sich unzählige Vorteile, die Sie unbedingt nutzen sollten!
Whistleblower haben folgende Möglichkeiten, die sich gleichzeitig positiv auf die gesamte Unternehmenskultur auswirken:
- Anhand dem (auch anonym möglichen) Anzeigesystem tragen Hinweisgebende außerordentlich dazu bei, Unstimmigkeiten, gemachte Entdeckungen oder vielleicht sogar einen Korruptionsverdacht aufzudecken und nicht unter den Tisch zu kehren.
- Während des Meldevorgangs steht es jedem frei zu entscheiden, ob der Hinweis namentlich oder anonym erfolgen soll. Eine Rückverfolgbarkeit der IP-Adresse der hinweisgebenden Person ist jedenfalls ausgeschlossen!
- Auch wenn Sie als potenzieller Whistleblower unsicher sind, was genau Sie nun bemerkt haben und wie dies folglich bewertet wird stellt dies kein Problem dar. Genau dafür bietet sich das Hinweisgebersystem perfekt an! Sobald Sie den Anreiz spüren sich zu einem entsprechenden Ereignis mitzuteilen, wird Ihr Anliegen in jedem Fall ernstgenommen, geprüft und vertraulich aufgearbeitet.
- Mit dem Zutun von verstärkter Offenheit und Transparenz lassen sich vielerlei fatale Schäden wie negative Meldungen in der Presse oder ein möglicher Reputationsverlust vermeiden.
- Außerdem hilft ein Hinweisgebersystem dabei Betrüger abzuschrecken, wonach Sie etwaige Betrugsfälle souverän eindämmen!
Haben Sie das gewusst?
Wenn Sie als Mitarbeiter oder Mitarbeiterin im Job gemobbt werden, liegt möglicherweise auch hier ein Rechtsverstoß vor, der unter das HinweisgeberInnenschutzgesetz fällt. Beispielsweise, wenn das Mobbing zu einer Verletzung des Arbeitsrechts, des Diskriminierungsverbots oder des Persönlichkeitsschutzes führt. Eine interne Meldung ist wichtig und bietet Ihnen hinzukommende Sicherheit und Diskretion! Und genau bei einem derartigen Vorfall ist es für das Unternehmen wichtig, dass die Meldung intern erfolgt, wenn der Weg zum Vorgesetzten (aus welchem Grund auch immer) nicht möglich ist.
Unternehmen jeder Größe aufgepasst:
Die interne Meldestelle ist ein unverzichtbares Instrument für das Risikomanagement Ihres Unternehmens. Sie ermöglicht es, Verstöße und Compliance-Risiken frühzeitig aufzudecken und zu beseitigen. Damit schützt sie Ihr Unternehmen vor schweren Schäden an Ihrem Ansehen und damit Ihrer Finanzlage. Ihr Hinweisgeberkanal ist ein Garant für die Sicherheit und den Erfolg Ihres Unternehmens!
Zudem ist die interne Meldestelle ein Schlüsselfaktor für die effektive Aufklärung von Verstößen. Sie ermöglicht eine systematische Erfassung und Analyse der Hinweise sowie eine schnelle Umsetzung von Korrekturmaßnahmen und stellt somit eine Quelle für kontinuierliche Verbesserung der Unternehmensqualität dar!
Vertrauensvolle Atmosphäre, Förderung des Risikomanagements, effiziente Aufarbeitung von Vorfällen, positive Auswirkung auf die Mitarbeiterzufriedenheit, … all das sind Vorzüge, die genutzt werden sollten.
Sie entscheiden, welcher Meldekanal Ihrer Philosophie und Unternehmenskultur entspricht. Wir merken an, dass Hinweisgeberkanäle wie Briefkasten, E-Mail, Telefon-Hotline oder eine externe Ombudsperson selbstverständlich als Kanäle für Ihre Lösung genutzt werden können, jedoch das digitale Hinweisgebersystem sich nach wie vor als effizienteste Lösung durchsetzt.
INFO: Es lässt sich beliebig skalieren und eignet sich so für kleine und mittelständische Unternehmen ebenso wie für große multinationale Unternehmen. Zusätzlich lässt sich ein digitales System durch E-Mail oder Telefonkommunikation ergänzen.
Widmen wir uns dem Thema Hinweisgeberschutzsystem und Datenschutz. Wie passt das zusammen?
Meldungen erhalten in der Regel Angaben zur hinweisgebenden Person (bei einer nicht-anonymen Meldung), Sachverhaltsbeschreibungen inklusive Informationen zu Beschuldigten und weiteren Personen sowie Daten, die sich aus internen Ermittlungen ergeben. Daher ist die Schnittstelle Hinweisgeberschutz und Datenschutz von zentraler Bedeutung.
Die Bearbeitung von personenbezogenen Daten ist erlaubt, da diese erforderlich ist, um eine rechtliche Verpflichtung die sich aus dem (HSchG) ergibt zu erfüllen. Das Gesetz dient dem Schutz von Hinweisgebenden, die über Rechtsverletzungen im beruflichen Umfeld informieren, und der Verhinderung oder Ahndung solcher Rechtsverletzungen. Die Datenverarbeitung muss dabei dem öffentlichen Interesse dienen, zweckgebunden und datenminimiert sein.
Was Sie aus datenschutzrechtlicher Sicht beachten müssen:
Mit dem Tätigwerden des Meldekanals ist die Datenverarbeitung im Verarbeitungsverzeichnis aufzunehmen.
Die Datenverarbeitung in Folge eingehender Meldungen muss durch technische und organisatorische Maßnahmen abgesichert sein.
Meldeformulare für eingehende Meldungen sind gemäß dem Stand der Technik zu verschlüsseln. Für E-Mails muss ein verschlüsselter Versand ermöglicht werden.
Zugriffsberechtigungen auf eingehende Meldungen sind eng zu begrenzen. Diese sollten nur den Meldestellenbeauftragten gewährt sein.
Hinsichtlich Auswahl und Gestaltung des Meldekanals muss auf die Grundsätze der Privacy by Default and Design geachtet werden. Treffen Sie eine fundierte Entscheidung zum eingesetzten System, in welchem Voreinstellungen zu einer sparsamen Datenverarbeitung beitragen!
Beschäftigte und auch externe Hinweisgebende müssen über die Datenverarbeitung im Kontext einer Meldung gemäß den Vorgaben der DSGVO informiert werden. Vorhandene Informationstexte (für Beschäftigte) sind entsprechend anzupassen.
Mögliche Widersprüche zwischen Betroffenenrechten wie dem Auskunftsrecht und der Vertraulichkeit von Informationen, die über die Meldestelle (ein)gemeldet wurden, müssen beachtet werden. ACHTUNG: Das Vertraulichkeitsgebot schränkt eventuell Auskunftsinteressen Betroffener ein.
In der Regel erfordert die Nutzung des Hinweisgebersystems (aufgrund der Verarbeitung personenbezogener Daten) die Durchführung einer vorherigen und dokumentierten Datenschutz-Folgenabschätzung. Risiken werden identifiziert und Gegenmaßnahmen dokumentiert!
Gesetzlich ist eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren für Inhalte der Meldungen festgelegt. Dies ist im unternehmenseigenen Löschkonzept zu verschriftlichen und muss entsprechend umgesetzt werden. Einzelfälle führen dazu, dass auch eine längere Aufbewahrung erforderlich ist.
Prüfen Sie bei der Auswahl eines digitalen Meldesystems, ob dieses die datenschutzrechtlichen Grundsätze einhält.
Im Rahmen der Datenschutz-Compliance und der Rechenschaftspflicht der DSGVO empfehlen wir Ihnen die Implementierung interner Organisationsregeln, die eindeutig den datenschutzrechtlich adäquaten Umgang mit der Meldestelle und eingehenden Hinweisen regeln und Zuständigkeiten definieren.
Was wir für Sie tun:
Wir beraten Sie aus Datenschutz- und Compliance-Sicht und empfehlen Ihnen die ausgezeichnete digitale Hinweisgeber-Software der EQS Group (ein erfahrener Software-Anbieter, mit dem wir erfolgreich zusammenarbeiten) namens "Integrity Line".
Lagern Sie die Einrichtung, Koordination, Wartung sowie die Perfektion Ihrer Kontrollsysteme und Ihrer Organisationsrichtlinien gerne an uns aus! Alles weitere zum Thema, unsere Antworten auf oft gestellte Fragen sowie Ihren Gutschein für eine kostenlose Erstberatung finden Sie hier. Wir freuen uns, Sie tatkräftig zu unterstützen!
Lassen Sie uns gerne darüber sprechen!