COMPLIANCE,
Das HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) hat zum Ziel, Whistleblowern den Schutz zu bieten, den sie benötigen, um wahrgenommene Missstände oder Verstöße unbesorgt melden zu können. Es soll verhindern, dass Arbeitgeber oder andere Beteiligte versuchen, Verstöße zu vertuschen, indem sie Hinweisgeber bedrohen oder einschüchtern. Dies kann dazu führen, dass Hinweisgeber aus Angst vor Diskriminierung, Disziplinarverfahren, Abmahnungen oder sogar Entlassung schweigen.
In diesem Beitrag geht es um die Wichtigkeit von Meldestellen für Arbeitnehmer, die als Whistleblower Missstände und Rechtsverletzungen aufdecken. Dabei wird auch auf die Vorteile einer anonymen Meldung eingegangen.
Fallbeispiel: In einem Unternehmen besteht der Verdacht, dass ein Lieferant immer wieder einen Mitarbeiter besticht, um dauerhaft im Geschäft zu bleiben. Niemand traut sich, eine Meldung abzugeben, aus Angst als Kollegenschwein dazustehen. Mit einem Hinweisgebersystem hätte die Geschäftsführung wenigstens die Chance gehabt, dem Vorwurf nachzugehen und das Fehlverhalten zu ahnden.
Eine anonyme Meldestelle ermöglicht den Hinweisgebern, eine Äußerung sämtlicher Bedenken, ohne dass jemand einen Nachteil erleidet. Es schafft eine sichere Umgebung, in der Whistleblower Verstöße melden können, ohne befürchten zu müssen, dass sie dadurch diskriminiert oder bestraft werden. Das Gesetz schafft eine Grundlage, auf der Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf eine vertraute Art und Weise zusammenarbeiten können.
Anforderungen an die interne Meldestelle:
Die Meldekanäle müssen so sicher konzipiert, eingerichtet und betrieben werden, dass die Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgeber und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, absolut gewahrt bleibt.
- Es ist wichtig, verschiedene Möglichkeiten für die Meldung von Vorfällen einzurichten. Mehrere Kontaktmöglichkeiten sind zu empfehlen, um jedem die Wahl des Kommunikationskanals freizustellen. Anonyme Meldungen bietet die Software EQS "Integrity Line" (Details finden Sie gerne weiter unten im Beitrag).
- Es ist entscheidend, dass alle Personen über die Meldekanäle und ihre Rechte informiert sind. Dies betrifft in erster Linie die Mitarbeiter, aber es kann auch relevant sein, dass Lieferanten und andere externe Personen Meldungen abgeben können.
- Die interne Meldestelle muss die Vertraulichkeit und Verschwiegenheit wahren, um die Identität der Hinweisgeber und der betroffenen Personen zu schützen.
- Der interne Meldestellenbeauftragte muss qualifiziert sein und sollte regelmäßige Schulungen ins Auge fassen, um seine Aufgaben effektiv erfüllen zu können.
- Schließlich ist es wichtig, dass der Meldestellenbeauftragte unabhängig ist und keinen Interessenkonflikten ausgesetzt ist, ähnlich wie ein interner Datenschutzbeauftragter.
Wir raten eine penible Umsetzung zur Erfüllung der Gesetzespflicht an. Bedenken Sie auch, dass Mitarbeiter jederzeit die Option haben sich an die zuständige Behörde zu wenden, wenn sie mit der internen Meldestelle unzufrieden sind oder keinen Zugang haben.
Die Anwendungsbereiche des HSchG in Österreich: Insbesondere öffentliches Auftragswesen, Verhütung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Produktsicherheit, Umweltschutz, Lebensmittelsicherheit, Tierschutz, Öffentliche Gesundheit, Verbraucherschutz und Korruptionsdelikte.
Fristen: Die EU hat es sich zur Aufgabe gemacht Whistleblower zu schützen und ihnen eine angemessene Rückmeldung zu gewähren. Es wurden Fristen festgelegt, binnen derer Hinweisgebern Informationen bzw. Bestätigungen zugesandt werden müssen. Es ist nun verpflichtend, dass der Eingang einer Meldung unverzüglich, spätestens jedoch binnen sieben Tagen, bestätigt wird. Doch das ist noch nicht alles! Innerhalb von drei Monaten müssen Meldende über die weiteren Untersuchungsschritte und Folgemaßnahmen informiert werden.
Was passiert, wenn potenzielle Hinweisgeber mangels internen Meldekanals auf andere Meldemöglichkeiten zurückgreifen?
Die Meldung landet direkt bei den Behörden, anstatt intern behandelt zu werden. Das bedeutet, dass all jene Unternehmen das Risiko eingehen, öffentlich an den Pranger gestellt zu werden.
Macht es Sinn die interne Meldestelle auszulagern?
Durchaus, somit entgehen Sie dem Risiko eines Interessenkonflikts. Was, wenn der Meldebeauftragte gegen seinen Lieblingskollegen Druck macht, oder der Vorgesetzte darauf beharrt den Namen des Hinweisgebers zu erfahren? Beachten Sie mögliche Szenarien und wägen Sie ab, welche Lösung für Ihr Unternehmen am besten passt. Das Outsourcing an einen unabhängigen Dritten, spart Geld und zeitlichen Mehraufwand und erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass Missstände gemeldet werden. Denn viele Menschen vertrauen sich lieber einer unbeteiligten Person an.
Wollen Sie sicherstellen, dass Ihre internen Kontrollsysteme und Arbeitsrichtlinien auf höchstem Niveau sind? Brauchen Sie einen externen Compliance-Ansprechpartner?
Nutzen Sie unseren Whistleblower-Service und erfüllen Sie nicht nur Ihre Gesetzespflicht, sondern gehen Sie auch einen Schritt weiter!
Mit Hilfe unseres Services können Sie sicher sein, dass Ihre Hinweisgeber anonym bleiben und dennoch eine Rückmeldung erhalten. Wir bieten Ihnen die ausgezeichnete digitale Hinweisgeber-Software der EQS Group (ehemals ‚Business Keeper‘) namens "Integrity Line".
Falls Sie jedoch anonyme Hinweise nicht unterstützen möchten, können Sie auch eine E-Mail-Adresse oder eine telefonische Hotline einrichten. Was auch immer Ihre Präferenz ist, wir haben die Lösung für Sie!
Lassen Sie uns Ihnen helfen, Ihre internen Kontrollsysteme zu perfektionieren und Ihre Organisationsrichtlinien zu optimieren. Treten Sie noch heute mit uns in Kontakt und wir sorgen gemeinsam für eine bessere Compliance!
Hier gelangen Sie zur gesamten Rechtsvorschrift für das HinweisgeberInnenschutzgesetz, in der geltenden Fassung: https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20012184