Whistleblowing - wie Sie sich darauf vorbereiten können!

orangefarbenes Hexagon mit einem weißen Textzettel in der Mitte und einem Häkchen COMPLIANCE,

Christian Werbik

VACE Business Consultant Compliance

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Die ‚Whistleblower‘-Richtlinie 2019/1937 des europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, sollte von der Republik Österreich bis 17. Dezember 2021 in nationales Recht umgesetzt werden.

Nun ist eine EU-Richtlinie ein Arbeitsauftrag an die Mitgliedstaaten, hinsichtlich Gesetzgebung tätig zu werden; und für uns als Unternehmen wird grundsätzlich erst ein österreichisches Whistleblowinggesetz direkte Wirkung entfalten.

Unternehmen sollten jedoch nicht zuwarten, da die technische und organisatorische Einrichtung anonymer Meldekanäle Zeit erfordert. Nicht erst seit der Corona-Pandemie weiß man: Durchaus kann die staatliche Gesetzgebung plötzlich erfolgen. „Überraschend“ dürfte man ein österreichisches Hinweisgeberschutzgesetz nach zweijährigem Bestehen der EU-Richtlinie jedoch nicht nennen.

Gewiss ist jedenfalls, dass Unternehmen mit 50 oder mehr Arbeitnehmern für Whistleblowing dienende Meldekanäle schaffen werden. Bei juristischen Personen mit 50 bis 249 Arbeitnehmern ist laut EU-Richtlinie mit Übergangsfristen bis 17. Dezember 2023 zu rechnen.

Am besten ist die Identität eines Hinweisgebers durch eine auf Anonymität ausgerichtete Software geschützt. Im Vergleich dazu verrät ein Telefonanruf beim Whistleblowing-Ombudsmann ja zumindest schon einmal das Geschlecht und ungefähre Alter eines Anrufers. Eine telefonische „Hotline“ sollte meines Erachtens nur als Fallback-Verfahren – etwa bei EDV-Wartungsarbeiten – dienen.

Nach unserer positiven Begutachtung zu Informationssicherheit und Datenschutz bieten wir das digitale Hinweisgebersystem der EQS Group, ehemals ‚Business Keeper‘, an. Diese „Integrity Line“ schafft durch technische Vorkehrungen Anonymität des Meldenden.
Wie die Gesetzgeber Deutschlands und Österreichs anonyme Hinweise bewerten werden, bleibt abzuwarten. Es liegt jedoch auf der Hand, dass die Möglichkeit anonymer (und komfortabler) Meldungen für die Wirksamkeit eines solchen Compliance-Systems unerlässlich ist. ‚Business Keeper‘ spricht von einem weltweit geläufigen Standard.

Inhaltlich bearbeite ich als Compliance-Jurist Ihre gemeldeten Sachverhalte und darf Ihnen zwei besondere Services in Aussicht stellen:

  • Da einem Hinweisgeber nicht zugemutet werden kann, den fragwürdigen Sachverhalt auf Verstöße gegen das EU-Recht zu prüfen – auf solche zielt schließlich die EU-Richtlinie ab – bearbeiten wir (gerechtfertigte) Hinweise in allen Fällen. Beispielsweise könnte eine Meldung nicht EU-Umweltschutz betreffen, sondern Verstöße gegen die Gewerbeordnung.
  • Sollten Ihre Mitarbeiter keine Compliance-Anliegen melden biete ich Ihnen Unternehmensberatung zu „Compliance Management / Anti Fraud Management“ im Rahmen der vereinbarten Stundenkontingente an. Mit anderen Worten können Sie als Unternehmer selbst Bedenken „melden“ und verlieren keinerlei Stundenkontingente.

Im Anlassfall kann freilich das Beiziehen von Spezialisten (Steuerberater, Rechtsanwälte, Übersetzer) erforderlich werden und geben wir auch hier entsprechende Empfehlungen. Am besten melden Sie sich für ein kostenloses Erstgespräch um Ihre Risikolage, nötigen Schritte, Zeitplan und Kosten genau zu erörtern.