E-Mail-Archivierung | zusätzlicher Kostenpunkt?

IT-SECURITY,

Gerald Hofer

IT Servicedesk Manager VACE Systemtechnik GmbH

E-Mail schreiben

... oder doch ein sinnvoller Nutzen?

Das Thema E-Mail-Archivierung wird oftmals in den Mund genommen – eingesetzt wird es aber nur in den wenigsten Fällen.

Denn viele Unternehmen sehen darin nur weitere (IT-) Kosten, welche einfach vermieden werden können, da die E-Mail-Archivierung keinen wirklichen Nutzen mit sich bringt. Oder etwa doch? 

E-Mail-Archivierung bietet neben technischen Entlastungen auch wirtschaftliche Vorteile. Und ganz wichtig: eine rechtssichere Ablage, welche oftmals nicht bedacht wird! 
Grundlegend hierfür sind die Bundesabgabenordnung (§ 131 f. BAO)1 , das Unternehmensgesetzbuch (vor allem § 190 UGB)2 sowie das Aktien- und GmbH-Gesetz. Bei umsatzsteuerrelevanten Belegen kommen darüber hinaus die Regelungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG)3 zum Tragen. 

Lt. o.a. Regelungen müssen folgende Eckpunkte zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung erfüllt sein: 

Mindestaufbewahrungspflicht von 3 Jahren 

Die Mindestaufbewahrungspflicht von Geschäftsdokumenten beläuft sich auf 3 Jahre. Sollten jedoch eine steuerrechtlich relevante Korrespondenz vorhanden sein, erhöht sich die Mindestaufbewahrungspflicht auf bis zu 7 Jahren. Bei E-Mails, welche sich auf Geschäfte mit Immobilien bezieht, gilt eine Mindestaufbewahrungspflicht von mindestens 12 Jahren

Revisionssichere Ablage 

E-Mails und Anhänge müssen mit seinem Original übereinstimmen und unverändert archiviert werden. Zusätzlich muss dessen Herkunft und Unversehrtheit nachvollzogen werden können. E-Mails und Anhänge dürfen nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden. Organisatorische und technische Prozesse sind zu dokumentieren und können von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden. 
Gelöscht werden dürfen E-Mails und Anhänge erst nach der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. 
 
Unter Umständen kann eine rechtssichere E-Mail-Archivierung mit dem Thema Datenschutz in Konflikt geraten. 
Empfohlen wird hierbei, dass eine private Nutzung der Unternehmens-E-Mail-Adresse untersagt wird. Dies sollte schriftlich fixiert sein. 

Was nun aber bringt mir die E-Mail-Archivierung in der Praxis? 

Datenschutz

Mit einer modernen E-Mail-Archivierungslösung können Sie datenschutzrechtliche Vorgaben gewährleisten. Darunter fallen im Detail folgende Betroffenenrechte: 

  • Das Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO) 
    Personenbezogene Daten können innerhalb des Archives einfach durchsucht und entsprechend extrahiert werden. Somit kann der Auskunftspflicht nachgekommen werden. 
  • Das Recht auf Widerspruch (Artikel 21 DSGVO) 
    Die Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten muss nachgewiesen werden können. Per E-Mail erteilte Einwilligungen und dessen Widerrufe müssen daher in einem vorgelagerten System erfasst werden. Daraus resultierende E-Mails finden sich in der Archivierungslösung wieder. 
  • Das Recht auf Löschung (Artikel 17 DSGVO) 
    Durch individuell konfigurierbare Aufbewahrungsrichtlinien ist es möglich, automatisiert E-Mails löschen zu lassen. Darüber hinaus können Löschanfragen und rechtliche Prüfungen auf Löschansprüche festgehalten werden, in dem bei einem protokollierten manuellen Löschvorgang der Grund für eine Löschung angegeben werden kann. 
  • Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO) 
    Über gängige Exportfunktionalitäten (EML, MSG, PST) lassen sich personenbezogene Daten einfach übertragen. 

Wirtschaftliche und technische Vorteile

Wirtschaftliche Vorteile ergeben sich durch technische Einsparungen bei Hardware und Lizenzen, weil Daten vom teuren Produktivsystem auf das billigere Archivsystem verschoben werden. Ein weiterer, positiver Nebeneffekt ist durch die Systementlastung optimierte Performance des Produktivsystems. 
Zusätzlich kann durch optimierte Suchindexe die Wartezeit bei Benutzeranfragen verringert bzw. durch Automatismen und Self-Service Funktionen der IT-Systembetreuer entlastet werden. 

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