Datenschutz

DATENSCHUTZERKLÄRUNG
der VACE Group - in der Folge kurz "VACE" genannt

1. Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für die VACE und alle Konzerngesellschaften der VACE Group.

2. Zweck der Datenverarbeitung
VACE verarbeitet personenbezogene Daten von Mitarbeitern, Partnern, Kunden und Lieferanten zum Zweck der Erbringung der geschäftlichen Tätigkeit und der Erfüllung damit verbundener gesetzlicher sowie vertraglicher Anforderungen.

2.1 Verarbeitung von Kunden-, Partner- und Lieferantendaten
VACE speichert und verarbeitet die von Interessenten, Kunden, Partnern und Lieferanten bereitgestellten personenbezogenen Daten zur Erstellung von Angeboten sowie Anfragen und zur Abwicklung von Beauftragungen sowie zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen und rechtlichen Verpflichtungen. Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen werden die Daten zudem an Behörden und öffentliche Stellen weitergeleitet.

2.2 Bewerber
Die im Zuge einer Bewerbung übermittelten Kontaktdaten und Bewerbungsunterlagen werden von uns zum Zweck der Auswahl geeigneter Kandidaten für ein Dienstverhältnis elektronisch verarbeitet und zum Zweck der Überlassung oder Personalvermittlung an unsere Kunden weitergeleitet.

Im Falle einer Absage werden die Bewerbungsunterlagen nur in Evidenz gehalten, sofern Sie dazu einwilligen.

2.3 Newsletter
Um unsere Kunden regelmäßig mit Neuigkeiten zu unserem Unternehmen und aktuellen Entwicklungen zu informieren, versenden wir einen regelmäßigen Infoletter an Bestandskunden.

Wünschen Sie diesen Service nicht, so können Sie dem jederzeit widersprechen. Richten Sie dazu einfach ein formloses E-Mail an den Absender.

2.4 Webseite & Cookies
2.4.1 IP-Adresse
Beim Besuch unserer Webseite werden automatisch Informationen am Webserver gespeichert. Dazu gehört der verwendete Browser, das eingesetzte Betriebssystem, welche Seite Sie auf unseren Webauftritt gebracht hat, die IP-Adresse, die Uhrzeit des Zugriffs und andere Informationen. Diese Daten sind aus Sicht der VACE pseudonymisiert und können ohne weitere Datenquellen keinen eindeutigen Personen zugeordnet werden.

VACE wertet diese Daten nicht aus, solange keine rechtswidrige Nutzung der Webseite vorliegt.

2.4.2 Google-Analytics
Unsere Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“). Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglicht. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung der Website (einschließlich Ihrer IP-Adresse) wird an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Google wird diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten für die Websitebetreiber zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen. Auch wird Google diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten. Google wird in keinem Fall Ihre IP-Adresse mit anderen Daten von Google in Verbindung bringen. Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website voll umfänglich nutzen können. Durch die Nutzung unserer Website erklären Sie sich mit der Bearbeitung der über Sie erhobenen Daten durch Google in der zuvor beschriebenen Art und Weise und zu dem zuvor benannten Zweck einverstanden.

2.5 Social Media
Zu Marketingzwecken und als Kommunikationskanäle nutzt VACE die sozialen Netzwerke Facebook und XING und betreibt dort Profile bzw. betreibt eine sog. Fanpage.

Auf unserer Webseite finden sich entsprechende Verlinkungen, durch welche Sie direkt auf die jeweiligen Profile der VACE gelangen. Diese Verlinkungen sind an einem XING bzw. Facebook Logo erkennbar und werden erst durch Anklicken des Besuchers der Webseite aktiviert. Der bloße Besuch der VACE-Webseite führt zu keiner Weitergabe von Daten an XING oder Facebook.

2.5.1 Xing
Nach unserem Kenntnisstand werden von XING keine personenbezogenen Daten des Nutzers über den Aufruf unserer Webseite gespeichert. Laut eigenen Aussagen speichert XING auch keine IP-Adressen. Zudem findet auch keine Auswertung des Nutzungsverhaltens über die Verwendung von Cookies im Zusammenhang mit dem “XING Button” statt.

Weitere Informationen hierzu finden sich in den Datenschutzhinweisen von XING unter: https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung

2.5.2 Facebook
Durch Anklicken der Verlinkung werden Sie direkt auf die Profilseite der VACE (Fanpage) weitergeleitet.

Wenn der Besucher ein Facebook-Mitglied ist und nicht möchte, dass Facebook Daten über ihn sammelt und mit seinen bei Facebook gespeicherten Mitgliedsdaten verknüpft, muss er sich vor dem Besuch des Internetauftritts bei Facebook ausloggen.

Wir weisen darauf hin, dass auch bei ausgeloggten Accounts, sowie bei Nicht-Mitgliedern trotzdem Daten von Facebook gespeichert werden. Laut Facebook wird von Nicht-Mitgliedern nur eine anonymisierte IP-Adresse gespeichert.

Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Facebook: https://de-de.facebook.com/privacy/explanation

Facebook Insights
Unsere Profilseite verwendet den Service „Facebook Insights.“ Dieser Service stellt und Statistiken und Einblicke über das Verhalten von Nutzern unser Profilseite bereit.

Wir verwenden diese Daten um unseren Service laufend zu evaluieren und zu verbessern.

Aus Sicht der VACE sind die von Facebook Insights zur Verfügung gestellten Daten anonymisiert und keiner direkten Person zuordnungsbar.

Wir weisen darauf hin, dass die Nutzung von Facebook Insights eine gemeinsame Verantwortlichkeit begründet und dass diesbezüglich folgende zwischen VACE und Facebook Ireland Limited abgeschlossene Vereinbarung zur Anwendung kommt:
https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum

Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Facebook: https://de-de.facebook.com/privacy/explanation

3. Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten basiert auf strengen Grundsätzen, welche den Schutz und die Sicherheit der Daten sowie die Rechte der Betroffenen als höchste Güter ansehen.

Rechtmäßigkeit & Transparenz
Die Datenverarbeitung erfolgt auf rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben. Die betroffene Person wird bei der Erhebung der Daten über die geplante Verarbeitung und den Umgang mit den Daten in Kenntnis gesetzt. So werden Betroffene zumindest über die folgenden Punkte informiert:
• Verantwortlicher der Datenverarbeitung
• Zweck der Datenverarbeitung
• Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Zweckbindung
Die Daten werden zu festgelegten, eindeutigen und legitimen Zwecken erhoben und verarbeitet. Die Verarbeitung der Daten erfolgt nicht in einer mit diesen Zwecken nicht vereinbaren Art und Weise.

Datenminimierung
Es werden nur jene Daten erhoben und verarbeitet, die für die angegebenen Zwecke zwingend notwendig sind. Wenn es zur Erreichung des Zwecks möglich ist und der Aufwand angemessen ist, werden nur anonymisierte Daten verarbeitet.

Speicherbegrenzung und Löschung
Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck, für welchen sie ursprünglich erhoben wurden, verfällt und gesetzliche Aufbewahrungsfristen eine Löschung nicht verhindern.

Bestehen im Einzelfall schutzwürdige Interessen an diesen Daten, so werden diese weiterhin aufbewahrt, bis das schutzwürdige Interesse rechtlich geklärt wurde.

Datensicherheit
Für personenbezogene Daten gilt das Datengeheimnis. Die Daten sind im Umgang vertraulich zu behandeln und werden durch angemessene organisatorische und technische Maßnahmen gegen unbefugten Zugriff, unrechtmäßige Manipulation oder Weitergabe sowie vor Verlust und Zerstörung geschützt.

Sachliche Richtigkeit
Personenbezogene Daten sind richtig, vollständig und aktuell zu halten. Es werden angemessene Maßnahmen getroffen, um veraltete, inkorrekte oder unvollständige Daten zu korrigieren.

4. Verpflichtung auf das Datengeheimnis
Alle Mitarbeiter von VACE und die Mitarbeiter der Konzerngesellschaften sind vertraglich zur Geheimhaltung verpflichtet und werden regelmäßig auf den sicheren Umgang mit personenbezogenen und anderen kritischen Daten hingewiesen und geschult.

5. Datensicherheit
Der Schutz der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität von Daten ist eine wesentliche Aufgabe von VACE. Das gilt gleichermaßen für Betriebsgeheimnisse, Kundendaten, personenbezogene Daten und andere kritische Informationen.
Zu diesem Zweck werden technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen nach Stand der Technik und international anerkannten Best-Practices sowie Sicherheitsstandards etabliert und laufend verbessert.

6. Datenschutzbeauftragter
VACE ist nicht in der Notwendigkeit einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, da der Artikel 37, Absatz 1 der EU-DSGVO nichtzutreffend ist.
Dem Stellenwert des Datenschutzes entsprechend, hat sich VACE entschlossen, freiwillig einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Dieser steht den Betroffenen und der Datenschutzbehörde als Ansprechstelle zur Verfügung und kümmert sich um die Datenschutzthemen in der Unternehmensgruppe.

Der Datenschutzbeauftragte für die VACE Unternehmensgruppe ist:
RA Dr. Thomas Schweiger, LL.M. (Duke)
zertifizierter Datenschutzbeauftragter
SMP Schweiger Mohr & Partner Rechtsanwälte OG
Huemerstrasse 1 / Kaplanhofstrasse 2, 4020 Linz
E-Mail: datenschutz@vace.at

Darüber hinaus wurde ein Datenschutz-Gremium ins Leben gerufen, welches aus Mitarbeitern verschiedener Bereiche, externen Beratern, juristische Unterstützer und dem Datenschutzbeauftragten besteht. Dieses Gremium hat die Aufgabe, die Datenschutzmaßnahmen von VACE laufend zu prüfen und zu verbessern.
Der Datenschutzbeauftragte sowie das Gremium sind via datenschutz@vace.at erreichbar.

7. Rechte der Betroffenen
Jede betroffene Person, deren personenbezogene Daten von VACE verarbeitet werden, hat jederzeit die Möglichkeit sich auf die eigenen Rechte der Betroffenen zu berufen und diese beim Datenschutzbeauftragten von VACE geltend zu machen.
Zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte können Sie sich jederzeit schriftlich per E-Mail an datenschutz@vace.at wenden.
Betroffene können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten über sie verarbeitet werden und welchen Zwecken diese Verarbeitung dient.

Auskunft
Betroffene können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten über sie verarbeitet werden und welchen Zwecken diese Verarbeitung dient.

Richtigstellung
Betroffene haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Einschränkung
Betroffene Personen haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn die Richtigkeit der sie betreffenden Daten bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, die Daten für die Verarbeitung nicht länger benötigt werden oder die betroffenen Personen der Verarbeitung widersprochen haben.

Widerruf
Betroffene Personen haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen.

Übertragbarkeit
Betroffene Personen haben das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie VACE zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie haben zudem das Recht die Übertragung dieser Daten an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen, sofern technisch machbar.
Die Übertragbarkeit gilt nur für personenbezogene Daten, die mithilfe automatisierter Verfahren verarbeitet werden.

Löschung – Recht auf Vergessenwerden
Die betroffene Person hat das Recht die unverzügliche Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten fehlt oder wegfällt, der Datenverarbeitung widersprochen wird, die Datenverarbeitung unrechtmäßig ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eine Löschung unmöglich machen.

Die Datensicherheit hat auch in Bezug auf die Betroffenenrechte einen hohen Stellenwert, weshalb die Geltendmachung von Betroffenenrechten nur nach einer zweifelsfreien Identifikation der betroffenen Person möglich ist.

Sie haben zudem jederzeit das Recht auf Beschwerde bei der Datenschutzbehörde.

8. Datenübermittlung
Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger außerhalb der Unternehmensgruppe sowie Empfänger in EU-Drittländern erfolgt nur im Einklang mit geltenden Gesetzen und auf rechtmäßiger Basis sowie unter Beachtung höchster Vertraulichkeit und Datensicherheit.
Im Rahmen der konzernweiten Abwicklung von Verarbeitungen findet ein Austausch von personenbezogenen Daten zwischen Unternehmen der VACE Unternehmensgruppe statt. Dieser Austausch ist durch Verträge zur gemeinsame Verarbeitung sowie durch Auftragsverarbeitervereinbarungen geregelt.
VACE bedient sich bei Verarbeitungen zudem verschiedener Auftragsverarbeiter. Alle Auftragsverarbeiter sind mit einer Auftragsverarbeitervereinbarung vertraglich an die Einhaltung der gesetzlich geltenden Datenschutzbestimmungen verpflichtet.

9. Kontinuierliche Kontrolle und Verbesserung
Die kontinuierliche Verbesserung der Qualität und Prozesse hat bei VACE einen sehr hohen Stellenwert. Die Einhaltung der Richtlinien zum Datenschutz sowie der geltenden Gesetzgebungen und die Wirksamkeit der Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit wird laufend gemessen und gesteigert, um einen optimalen Ablauf der Datenschutzmaßnahmen gewährleisten zu können.



PRIVACY POLICY of VACE Group - subsequently called "VACE" for short

1. Scope
This Privacy Policy applies to VACE and all its affiliates within the VACE Group.

2. Purpose of the processing
VACE processes personal data from employees, partners, customers and suppliers for the purpose of performing business activities and fulfilling associated legal and contractual requirements.

2.1 Processing of customer, partner and supplier data
VACE collects and processes personal data provided by interested parties, customers, partners and suppliers for the purpose of creating quotations and requests as well as processing orders and fulfilling the associated contractual and legal obligations. To fulfill legal obligations, the data is also forwarded to public authorities and authorities.

2.2 Applicants
The contact details and application documents submitted in the course of an application are electronically processed for the purpose of selecting suitable candidates for an employment relationship and forwarded to our customers for the purpose of transfer or personnel placement.

In case of any cancellation, the application documents will only be kept in evidence, if you agree.

2.3 Newsletter
In order to provide our customers with regular updates regarding our company and current developments, we send an Infoletter to all our existing customers.

If you do not wish to receive the Infoletter any longer, you can object to this at any time. In order to do so, please send an informal e-mail to the sender of the Infoletter.


2.4 Website & cookies
2.4.1 IP address
When visiting our website, information is automatically stored on the web server. This includes the browser and operating system used, which page you brought to our website, the IP address, the time of access and other information. From VACE's point of view these data are pseudonymized and cannot be assigned to individuals without additional data sources.

VACE does not analyze these data as long as there is no illegal use of the website.

2.4.2 Google-Analytics
Our website uses Google Analytics, a web analytics service provided by Google Inc. ("Google"). Google Analytics uses so-called "cookies", text files that are stored on your computer and that allow an analysis of the use of the website by you. The information generated by the cookie about your use of the website (including your IP address) is transmitted to and stored by Google on servers in the United States. Google will use this information to evaluate your use of the website, compile reports on website activity for website operators and provide others with website and internet related services. Google may also transfer this information to third parties if required by law or as far as third parties process this data on behalf of Google. Google will never associate your IP address with other Google data. You can prevent the installation of cookies by setting your browser software accordingly; however, please note that in this case you may not be able to use all features of this website to the fullest extent. By using our website, you consent to the processing of data about you by Google in the manner and for the purposes set out above.

2.5 Social Media
For marketing purposes and as communication channels, VACE uses the social networks Facebook and XING.

On our website you will find links that will take you directly to the respective profiles of VACE. These links are marked with a XING or Facebook logo and are activated only by clicking on them. The mere visit of the VACE website does not lead to the dissemination of data to XING or Facebook.

2.5.1 XING
As far as we know, XING does record any personal data about the usage of this link. According to their own statements XING stores no IP addresses. In addition, there is no evaluation of the usage behavior via the use of cookies in connection with the "XING Button".

Further information can be found in XING's privacy policy at: https://privacy.xing.com/en/privacy-policy.

2.5.2 Facebook
By clicking on the link, you will be directed to the Facebook profile page of the VACE (fan page).

If you follow the link on our website whilst you are signed into your Facebook user account, information concerning your visit to our website will be passed on to Facebook. This information will be transferred to and stored by Facebook. To prevent this, you must log out of your Facebook account prior to clicking on the link.

According to Facebook, in case you have logged out or do not have a Facebook account at all, only an anonymized IP address will be stored.

For more information, please refer to the Facebook Privacy Policy: https://de-de.facebook.com/privacy/explanation.

Facebook Insights
Our profile page uses “Facebook Insights” which provides us with aggregated date about how people engage with our Facebook page.

We use this this data to continuously evaluate and improve our services.

From our perspective any insight data are anonymous and can’t be linked to a particular person.

Please note that VACE and Facebook Ireland Limited constitutes joint controllership and that following Addendum between VACE and Facebook applies:
https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum

For more information, please refer to the Facebook Privacy Policy: https://de-de.facebook.com/privacy/explanation.


3. Principles relating to processing of personal data
The processing of personal data is based on strict principles that view the protection and security of the data and the rights of the data subjects as the highest assets.

Lawfulness & transparency
Data processing takes place in a lawfully manner in good faith. The data subject will be informed about the planned processing and handling of the data at the point of data acquisition. Thus, data subjects are informed about the following points at least:
• Controller of the data processing
• Purpose of the data processing
• Legal basis of processing

Purpose limitation
The data is collected and processed for specified, explicit and legitimate purposes. The processing of the data does not occur in a manner incompatible with these purposes.

Data minimization
Only those data are collected and processed which are absolutely necessary for the stated purposes. If it is possible to achieve the purpose and the effort is reasonable, only anonymous data will be processed.

Storage limitation and erasure
Personal data are deleted as soon as the purpose, for which they were originally collected, is no longer given and legal retention periods do not prevent their erasure. If in individual cases, there are legitimate interests in these data, they will be stored until the protection-worthy interests has been legally clarified.

Data security
All personal data are subject to data secrecy. The data are to be handled confidentially and are protected by appropriate organizational and technical measures against unauthorized access, unlawful manipulation or transfer as well as loss and destruction.

Accuracy
Personal data are to be held accurate, complete and up to date. Appropriate measures are taken to rectify outdated, inaccurate or incomplete data.

4. Commitment to maintain data secrecy
All employees of VACE as well as the employees of the affiliates are contractually bound to data secrecy and are regularly reminded and trained on the safe handling of personal and other critical data.

5. Data security
Protecting the confidentiality, availability and integrity of data is an essential task of VACE. This equally applies to company secrets, customer data, personal data and other critical information.
For this purpose, technical and organizational security measures according to the state of the art and internationally recognized best practices as well as security standards are established and continuously improved.

6. Data Protection Officer
VACE is not in the need to appoint a data protection officer as Article 37 (1) of the EU GDPR is not applicable.
In accordance to the importance of data protection, VACE has decided to appoint a data protection officer on a voluntary basis. Serving as a point of contact to the data subjects and the data protection authority, the data protection officer takes care of the data protection issues in the corporation.

The Data Protection Officer for the VACE Group is:
RA Dr. Thomas Schweiger, LL.M. (Duke)
certified data protection officer
SMP Schweiger Mohr & Partner Lawyers OG
Huemerstrasse 1 / Kaplanhofstrasse 2, A-4020 Linz
Email: datenschutz@vace.at

In addition, a data protection committee has been set up, which consists of employees from various areas, external consultants, legal supporters and the data protection officer. The role of this committee is to continually review and improve VACE's data protection measures.
The data protection officer and the committee can be reached via datenschutz@vace.at.

7. Rights of the data subjects
Any data subject whose personal data are processed by VACE always has the possibility to invoke the data subjects' own rights and claim them from the Data Protection Officer of VACE.
To exercise your rights, you can always contact in writing by emailing to datenschutz@vace.at

Information and access to personal data
Data subjects may request information about their personal data processed and the purposes of those processing activities at any time.

Rectification
Data subjects have the right to demand the immediate correction of rectification of inaccurate personal data concerning him or her.

Restriction of processing
Data subjects have the right to restrict processing if the accuracy of their personal data is disputed, the processing activity is unlawful, the data are no longer needed for processing or the data subject has objected to the processing.

Revocation
Data subjects have the right to object the processing of personal data concerning them at any time.

Portability
Data subjects have the right to obtain the personal data, which they have provided to VACE, in a structured, common and machine-readable format. If technically feasible, you also have the right to request the transfer of this data to another controller.
The portability only applies to personal data which has been processed using automated procedures.

Erasure - right to be forgotten
Data subjects have the right to demand immediate erasure of the personal data concerning him or her if the legal basis for the processing activity is missing or ceased, the data is objected or the data processing is unlawful and deletion is not ruled out by any legal retention periods.

Identification of the data subject
Data security also has a high significance with regard to the rights of the data subjects, which is why the assertion of data subject rights is only possible after an unequivocal identification of the data subject.

You also have the right to complain to the data protection authority at any time.

8. Data transfer
A transfer of personal data to recipients outside the VACE group and recipients outside the EU (third countries) will only follow in accordance with applicable legislation and on a lawful basis while considering the highest confidentiality and data security.
As part of the group-wide handling of processing activities, an exchange of personal data takes place between the individual affiliates of the VACE Group. This data exchange is regulated by joint processing agreements as well as data processing agreements.
VACE also uses a variety of processors in their processing activities. All processors are contractually bound to comply with legally valid privacy policy through data processing agreements.

9. Continuous improvement
The continuous improvement of quality and processes has a high significance to VACE. Compliance with data protection policies, applicable legislation and the effectiveness of data protection and data security measures is constantly being measured and improved to ensure the best possible data protection practices.